Prowadzenie biura, zwłaszcza dokumentacji księgowej, kojarzy się z setkami dokumentów, faktur i teczek. W ostatnich latach menedżerowie i pracownicy coraz częściej stawiają sobie pytanie: jak zwiększyć produktywność aktualnych zespołów? Z pomocą przychodzi nowa technologia. DocuWare jest zaawansowanym systemem Workflow DMS, który pozwala na wygodne i bezpieczne archiwizowanie i zarządzanie dokumentami.
DocuWare to system „chmurowy”, dzięki czemu może w nim pracować jednocześnie wielu pracowników z różnych miejsc, w sposób całkowicie bezpieczny. Jest to przydatne zwłaszcza w dobie pandemii i coraz popularniejszej pracy zdalnej.
System umożliwia składowanie i bezpieczne udostępnianie dokumentów według założonej struktury uprawnień. Obsługuje dowolne typy dokumentów, niezależnie od źródła ich pochodzenia. DocuWare importuje dokumenty, klasyfikuje je, umożliwia ich dalszy obieg i późniejsze wyszukiwanie. Dodatkowo rozwiązanie oferuje użytkownikowi zautomatyzowane wersjonowanie dokumentów oraz kojarzenie ze sobą różnych typów dokumentów (np. umowa może być skojarzona z Protokołem Odbioru Końcowego oraz z fakturą, powstałą na podstawie ww. dokumentów).
Największą zaletą DocuWare jest inteligentne przetwarzanie dokumentów, w tym również faktur. To funkcja automatycznego rozpoznawania treści i pobierania danych, które dokument opisują w postaci tagów i tabel i umożliwiają szybkie i intuicyjne znalezienie dokumentu w zasobach sieciowych oraz powiązania go w ramach procesu z innymi wymaganymi dokumentami w organizacji.
DocuWare pozwala na zarządzanie obiegiem dokumentu – od momentu wpłynięcia do firmy, gdzie podlega automatycznej identyfikacji i przypisaniu unikatowych indeksów, poprzez akceptację w procesie jego obiegu, niezbędne opisy, aż po dostarczenie dokumentu do księgowości czy innych działów merytorycznych. Cykl życia takiego dokumentu najczęściej kończy się w elektronicznym archiwum, które pozwala m.in. na jego skojarzenie z innymi powiązanymi dokumentami w ramach tzw. „wirtualnej teczki”.
System DocuWare jest zaprojektowany do współpracy z każdą aplikacją w środowisku IT firmy. Stabilna integracja z systemami CRM, ERP lub HR umożliwia płynną digitalizację procesów i synchronizację danych. Pozwala to na szybkie i bezpieczne uzyskanie potrzebnych informacji, niezależnie od programu używanego do tworzenia, odbierania i przetwarzania treści.
Poznaj zalety DocuWare
Specjalnie dla zainteresowanych osób Komputronik Biznes przygotował dedykowany webinar, podczas którego będzie można dowiedzieć się jak usprawnić pracę nad fakturami i zadbać o bezpieczeństwo archiwum księgowości, a także jak skrócić czas pracy nad dokumentami księgowymi i skutecznie zarządzać ich obiegiem w firmie. Spotkanie online odbędzie się 9-go lutego o godzinie 10.00. Udział w webinarze jest bezpłatny. Każdy uczestnik otrzyma od organizatora pakiet wsparcia przy wdrożeniu DocuWare. Zapisy możliwe są przez dedykowaną stronę.