Elastyczna praca z dowolnego miejsca, wygodna komunikacja z całym zespołem przy wykorzystaniu smartfonów i tabletów oraz bezpieczeństwo danych w środowisku mobilnym to kluczowe elementy, które pozwalają polskim firmom z sektora MŚP działać sprawniej i zwiększać produktywność. Jak wynika z badania „Nowoczesne IT w MŚP 2016”, zrealizowanego przez Ipsos MORI dla Microsoft, u podstaw cyfrowej rewolucji w miejscu pracy leżą oczekiwania i potrzeby pracowników.
Pracodawcy muszą zrozumieć, że nowoczesne technologie są narzędziem, które umożliwiają bardziej elastyczną pracę i zwiększoną wydajność ich zespołów.
Aż 74 proc. przedstawicieli polskiego sektora małych i średnich przedsiębiorstw przyznaje, że możliwość realizacji zadań z dowolnego miejsca i pełen dostęp do firmowych plików, poczty i kalendarza ma znaczący wpływ na wydajność ich pracy. Wynik ten przewyższa średnią dla firm europejskich o 5%. Z tym stwierdzeniem zgadza się 64 proc. pracowników z Francji, 53 proc. z Niemiec, 72 proc. Czechów oraz aż 76 proc. przedstawicieli sektora MŚP na Ukrainie. Praca zdalna coraz częściej nie jest tylko modnym trendem, a staje się codziennością dla coraz większej liczby przedsiębiorstw MŚP. Przejście do chmury i mobilna praca – to kluczowy krok w kierunku cyfryzacji firmy. 73% szefów i właścicieli małych i średnich firm zgadza się z opinią, że to IT napędza proces digitalizacji w ich organizacjach.
Jean-Philippe Courtois – Prezes Microsoft International, Tadeusz Kościński – Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Rozwoju: – Wyraźnie dostrzegam, jak małe i średnie firmy w Polsce czerpią korzyści z innowacyjnych technologii, takich jak chmura, które pomagają im wyprzedzić większych rywali i poprawić konkurencyjność zarówno w skali lokalnej, jak i globalnej. Różnorodne przedsiębiorstwa z sektora MŚP przechodzą aktualnie transformację cyfrową, co prowadzi nie tylko do wzrostu ich biznesu, ale również rozwoju gospodarki. W konsekwencji wspiera to proces dążenia kraju do osiągania lepszych wyników ekonomicznych.
Istotnym atutem technologii informatycznych jest również stały kontakt z zespołem w trakcie wykonywania zadań służbowych. Na tę kwestię wskazuje aż 63 proc. polskich pracowników zatrudnionych w małych i średnich firmach. Tego samego zdania jest 65% ich kolegów z Europy. Polscy pracownicy okazują się szczególnie wyczuleni na kwestię bezpieczeństwa. Dla 82% z nich kluczowe znaczenie ma pewność, że dane są chronione niezależnie od miejsca, w którym się znajdują. W tym przypadku średnia europejska sięga 78%.
Cyfrowa rewolucja „idzie z dołu”
Zmiana sposobu realizacji obowiązków służbowych dzieje się na naszych oczach. Co ciekawe, kwestia mobilności w firmach jest istotna jedynie dla połowy menedżerów, odgrywając o wiele istotniejszą rolę dla samych pracowników (74 proc. ankietowanych), którzy uważają że zdalna praca z dowolnego miejsca bez ograniczeń w dostępie do informacji ma zdecydowany wpływ na podniesienie ich produktywności.
Możemy zaobserwować wyraźny rozdźwięk pomiędzy potrzebami pracowników, a postrzeganiem wagi tego zjawiska przez właścicieli i szefów firm. To właśnie pracownicy operacyjni są przeważnie ambasadorami cyfrowej transformacji przedsiębiorstw, wywołując potrzebę zmiany i poprawy środowiska pracy przez adopcję rozwiązań informatycznych.
Przykładem może być zespół FIT Specialist Recruitment – firmy headhunterskiej, która opiera swoją działalność na urządzeniach i aplikacjach działających w chmurze obliczeniowej. – Technologia jest dla młodych osób czymś naturalnym, daje im nie tylko narzędzia, ale również motywuje do działania. To sami pracownicy wywołali naturalną chęć do poprawy swojego środowiska pracy. Z ich pasji skorzystała cała firma – mówi Małgorzata Tylec-Gusakov, prezes zarządu FIT Specialist Recruitment.
Innym przykładem firmy z sektora usług, która wykorzystuje nowoczesne technologie i chmurę obliczeniową w codziennej działalności jest 3D Plan. Firma działa w branży usług projektowo-inżynieryjnych i świadczy usługi m.in. inwentaryzacji budowlanej, termowizji oraz projektowania. – Po wprowadzeniu urządzeń przenośnych i usług Office 365 pracownicy nie wyobrażają sobie powrotu do starych rozwiązań. Zyskaliśmy 20-30% więcej czasu na nowe projekty i pracę koncepcyjną. Każde pół godziny na myślenie to dla mnie nowe projekty w perspektywie kolejnych miesięcy. Teraz przed nami projekt wprowadzenia oprogramowania do wizualizacji 3D. Otwieramy kolejny etap cyfrowej rewolucji – podsumowuje Marcin Drutel, właściciel 3D Plan. „Największe wyzwanie przy wprowadzaniu innowacyjnych technologii polega na pokonaniu barier mentalnych. Świadomość ryzyka może blokować podjęcie decyzji, zwłaszcza, że w małych firmach perspektywa działań kończy się na rozliczeniach za kolejny miesiąc. Ciężko wprowadzić nowe rozwiązanie, jeśli nie masz pewności jak działa, jakie stoją za tym koszty i często nie ma się kogo poradzić. Do projektu przekonała mnie młodsza kadra, która wyczuła szanse wynikające ze stosowania technologii. Kiedy dostrzegłem pierwsze konkretne korzyści, dalsza zmiana okazała się bardzo prosta – dodaje Marcin Drutel.
42 proc. osób pracujących w sektorze usług, którzy wzięli udział w badaniu, przyznaje, że nie muszą być obecni w biurze w ciągu swojego dnia pracy. Odsetek ten jest zdecydowanie niższy w przypadku sektora produkcji i sprzedaży hurtowej – jedynie 22 proc. osób zatrudnionych w tym obszarze zgodziło się z tym twierdzeniem. W przypadku najwyższego kierownictwa, wymóg obecności w biurze w celu realizacji swoich zadań podkreśla 60 proc. respondentów, podczas gdy 1/3 jest w stanie wykonać swoją pracę w sposób zdalny.
– Projektowi cyfrowej zmiany musi towarzyszyć otwartość na pracowników, ich potrzeby, uwagi i kolejne inicjatywy. Jeżeli sami znaleźli rozwiązanie danego problemu to zazwyczaj ono działa. Dzięki tym zmianom nasza wydajność wzrosła – dodaje Marcin Drutel.