Wprowadzając nowy system rejestracji faktur, Ministerstwo Finansów robi kolejny krok w kierunku usprawnienia cyfrowego obiegu dokumentów. Automatyzację wszelkich procesów w ramach KSeF umożliwi przedsiębiorcom kwalifikowana pieczęć elektroniczna ECQSS – autorska usługa w chmurze od polskiej firmy EuroCert. Od stycznia 2022 roku roku firmy uzyskały możliwość dokumentowania transakcji handlowych przy pomocy tzw. faktur ustrukturyzowanych.
Są to faktury wystawione poprzez Krajowy System e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym indywidualnym numerem identyfikacyjnym. Faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiony wyłącznie elektronicznie i zgodnie z określonym przez Ministerstwo Finansów wzorem dokumentu.
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest obecnie dobrowolne. Zgodnie jednak z zapowiedziami Ministerstwa Finansów obowiązek ten wejdzie w życie od drugiego kwartału 2023 r. i będzie dotyczył zarówno płatników VAT, jak i podatników z niego zwolnionych. Nowa jednolita e-faktura zastąpi wystawiane obecnie faktury papierowe i elektroniczne.
Jak działa Krajowy System e-Faktur?
KSeF jest systemem teleinformatycznym poprzez który przedsiębiorcy, po wcześniejszym uwierzytelnieniu, wystawiają i otrzymują faktury ustrukturyzowane. Dla podatnika oznacza to zmianę procesu wystawiania i odbierania dokumentów.
Po wystawieniu faktury, Krajowy System e-Faktur automatycznie przydzieli dokumentowi numer identyfikacyjny. Taka faktura będzie możliwa do pobrania przez kontrahenta.Do wystawienia i otrzymania faktury przedsiębiorca może wykorzystać bezpłatne narzędzia udostępnione przez Ministerstwo Finansów lub programy komercyjne.
Jak zacząć korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?
By zacząć korzystać z KSeF, należy wykonać kilka kroków. Umożliwi je kwalifikowana pieczęć elektroniczna ECQSS od EuroCert, jednej z pięciu firm w Polsce, posiadających status kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. Daje ona szereg możliwości użytkownikom Krajowego Systemu e-Faktur: założenie profilu w Aplikacji i uwierzytelnienie go, wystawianie i odbieranie faktur, a także nadawanie uprawnień podmiotom lub osobom do wystawiania lub odbierania faktur w KSeF w imieniu firmy.
Pieczęć identyfikuje cyfrową tożsamość i gwarantuje identyfikację podmiotu, który jest autorem dokumentu. Korzystają z niej zwykle organizacje posiadające osobowość prawną np. spółki lub instytucje publiczne.
Uniwersalność pieczęci elektronicznej
W pieczęci znajdują się jedynie dane podmiotu, a nie dane osobowe jak w przypadku podpisu. Oznacza to, że będąc przypisana do organizacji, nie jest uzależniona od rotacji pracowników, co zwykle wiąże się z koniecznością wymiany podpisów i niepotrzebnymi kosztami. Posiada moc prawną, ale nie można nią zaciągnąć zobowiązania w imieniu firmy.
– W odróżnieniu od e-podpisu, wdrażając w organizacji kwalifikowaną pieczęć elektroniczną można całkowicie zautomatyzować procesy podpisywania dokumentów. W przypadku podpisu użytkownik musi się uwierzytelnić za każdym razem – mówi Łukasz Konikiewicz, CEO EuroCert. – Ponadto pieczęć elektroniczna umożliwia automatyczne rejestrowanie i uwierzytelnienie w KSeF bez potrzeby składania wniosku, jak również nadawanie uprawnień podmiotom lub osobom do wystawiania lub odbierania faktur.
Pieczęć w chmurze bardziej wszechstronna
W erze dynamicznego rozwoju usług w chmurze (model SaaS), również usługa pieczęci kwalifikowanej dostępna jest zdalnie. – ECQSS (EuroCert Qualified Seal Server) to pieczęć kwalifikowana EuroCert wraz z oprogramowaniem podpisującym w postaci chmurowej.
Rozwiązanie umożliwia masowe, dużo szybsze pieczętowanie dokumentów niż pieczęcią tradycyjną – wyjaśnia Łukasz Konikiewicz. – Z punktu widzenia użytkownika to narzędzie wygodne i nowoczesne. Utrzymanie, rozwój i aktualizacja odbywają się po naszej stronie. Po stronie klienta pozostaje jedynie integracja usługi ECQSS za pomocą API z własnym systemem obiegu dokumentów, tj. z oprogramowaniem EZD, ERP lub innym.
Usługa kwalifikowanej pieczęci ECQSS jest w pełni zgodna z rozporządzeniem eIDAS, dzięki czemu dokumenty nią “przypieczętowane” mają moc prawną na terenie całej Unii Europejskiej.
Oprócz pieczęci i podpisu kwalifikowanego istnieją również inne możliwości uwierzytelnienia pozwalające na korzystanie z KSeF – Można np. złożyć wniosek w Urzędzie Skarbowym o dostęp do korzystania z Aplikacji, można także dokonać tego poprzez token. Pieczęć elektroniczna ECQSS ma jednak tę przewagę, że jest dostępna czy to w naszym sklepie online czy też u Partnerów niemal natychmiast. Wszystko dzięki temu, że jest rozwiązaniem uniwersalnym – można z niej korzystać od razu, bez konieczności tworzenia usługi “na miarę”, co wpływa też korzystnie na jej niższy koszt – komentuje Łukasz Konikiewicz z EuroCert
Korzyści z wdrożenia KSeF
Zdaniem Ministerstwa Finansów, wdrożenie KSeF to kolejny krok ku cyfryzacji i automatyzacji obiegu i księgowania faktur między podatnikami. Dokumenty będą przechowywane i archiwizowane w systemie KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Wprowadzenie jednego standardu faktury zwiększy szybkość wymiany danych między przedsiębiorcami i usprawni obrót gospodarczy. Wystawiona faktura będzie udostępniona w czasie rzeczywistym, co wpłynie również na automatyzację procesów księgowych.
Rozpoczynając korzystanie z KSeF jeszcze w 2022 roku, przedsiębiorcy mogą liczyć na pewne korzyści. Na przykład firma nie musi składać plików JPK_FA, ponieważ zawarte w nich informacje znajdą się w systemie. Ponadto, wystawianie faktur ustrukturyzowanych uprawnia podatnika do zwrotu VAT w ciągu 40, a nie 60 dni. Przedsiębiorcy nie będą musieli również przechowywać faktur w odrębnych systemach IT. Rozwiązanie gwarantuje też większe bezpieczeństwo dla przedsiębiorcy – faktura będzie przesyłana do kontrahenta natychmiast, dzięki czemu nie będzie on mógł twierdzić, że jej nie otrzymał.