Platforma Autenti, która daje możliwości podpisywania i wysyłania prawnie wiążących umów i dokumentów online, działa w oparciu o Microsoft Azure. Zdalnie złożony podpis skraca czas procesowania formalności, ale też gwarantuje pełne bezpieczeństwo. Z nowego narzędzia opartego o chmurę korzystają już m.in. przedstawiciele branży finansowej, czy retailu, a także spółek akcyjnych czy nowoczesnych firm zajmujących się infrastrukturą.
Podpis online czarno na białym pokazuje też, że firmy dwoją się i troją, by zapewnić komfort klientom w nowej i coraz częściej zdalnej rzeczywistości.
W jaki sposób firmy w Polsce wykorzystując narzędzia cyfrowe mogą zoptymalizować czas oraz skrócić proces formalności do minimum? Wiedzą to przedstawiciele instytucji finansowych, ale też branża retail i spółki, które dbają o wysoką jakość usług dla klienta, takie jak PKP Energetyka, gdzie platformę Autenti wykorzystuje się do podpisywania umów sprzedaży energii elektrycznej, ale także aneksów oraz prezentacji ofert cenowych.
– Do tej pory podpisaliśmy już kilkadziesiąt dokumentów online z naszymi Klientami. Rozwiązanie sprawdza się idealnie w czasach pandemii, a Klienci mogą zrealizować wszystkie formalności bez wychodzenia z domu. Ogromnym pozytywem jest brak koniczności drukowania, często nawet kilkudziesięciu stron, co przyczynia się nie tylko do skrócenia czasu pracy ale i ochrony środowiska mówi Paweł Majka, Dyrektor Departamentu Operacyjnego, PKP Energetyka.
Tym, co w zdalnej komunikacji bardzo ważne jest bezpieczeństwo. To kwestia kluczowa dla instytucji finansowych w tym także banków. Alior Bank w ramach współpracy z polskim fintechem Autenti, wprowadził możliwość zawierania aneksów dotyczących odroczenia spłat rat kredytów firmowych z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego oraz e-podpisu, który jest dostępny dla 200 tys. klientów biznesowych banku. To kolejne rozwiązanie ułatwiające klientom wygodne korzystaniez bankowości oferowane przez Alior Bank.
Ponadto, w Alior Banku platforma, dzięki której zdalnie podpiszemy umowę czy dokument, jest narzędziem, które pozwala uprościć i skrócić czas dla procesu dystrybucji na przykład dokumentów kadrowych, przy jednoczesnym zachowaniu wszystkich standardów bezpieczeństwa danych. Rozwiązanie Autenti wykorzystuje się m.in. w trakcie procesów zatrudniania nowego pracownika (podpisy umowy o pracę/umowy zlecenia), przy podpisywaniu kolejnych dokumentów (aneksów do umowy), wydawaniu świadectw pracy, czy zaświadczeń.
– Od ponad pół roku w Alior Banku korzystamy z rozwiązań platformy Autenti w celach kadrowych. Dzięki współpracy mamy możliwość w prosty i szybszy niż dotychczas sposób, zarządzać formalnościami między organizacją a naszymi pracownikami. To projekt, który okazał się szczególnie pomocny w kontekście nowych warunków pracy związanych z pandemią koronawirusa, gdzie dużo spraw dzieje się zdalnie. W ostatnich miesiącach wdrożyliśmy wiele rozwiązań, które zoptymalizowały i usprawniły procesy wewnętrzne, również te zachodzące w HR. Jesteśmy otwarci na skorzystanie z kolejnych funkcjonalności, które powstają w ramach platformy, mówi Monika Stołowska, Dyrektor Zarządzający Pionem HR w Alior Banku.
Platforma Autenti była obecna w polskich firmach jeszcze przed marcem tego roku. Już wcześniej, świadome i przystosowane do dynamicznie zmieniającej się rzeczywistości firmy, wykorzystywały cyfrowe narzędzia oraz rozwijały umiejętności po to, by wyjść na przeciw klientom ale także umiejętnie i efektywnie wykorzystać w biznesie cenny element, jakim jest czas.
– Autenti używamy od 2019 roku. Na początku platformę zaczęliśmy wykorzystywać do podpisywania umów z partnerami w dwóch działach. Dzisiaj, jest to jedno z głównych narzędzi do podpisywania umów w firmie. Zdecydowanie upraszcza i przyspiesza podpisywania dokumentów, a czas procesowania i akceptacji skrócił się z wielu dni na godziny mówi Piotr Kiszkiel, Dyrektor IT w Rossmann.
Jak działa Autenti?
Działanie Autenti odbywa się w pełni cyfrowo. Narzędzie oparte o chmurę Microsoft Azure potrafi integrować się z takimi usługami jak Microsoft Teams dając tym samym już od pierwszych chwil procesowania umowy czy dokumentu, możliwości szybkiego i w 100 procentach online załatwienia sprawy. Proces działania na platformie odbywa się w kilku krokach. Pierwszy to wysłanie dokumentu, następnie jest e-indentyfikacja, kolejna e-dostawa, podpis elektroniczny skutkujący certyfikatem i finalny link odsyłający na przykład do płatności, jeśli umowa lub dokument tego dotyczą. W trakcie procesu, każdy element dotyczący działania obu stron zaangażowanych w umowę, jest rejestrownany i zapisywany na trwałym nośniku. Szyfrowanie danych odbywa się z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa i zaufania.
Platforma Autenti gwarantuje swobodne i szybkie działanie dla obu stron. Firma wysyła dokument do podpisu z platformy, jej klient lub partner biznesowy mają go od razu do wglądu lub podpisania, a ich tożsamość jest zweryfikowana. Służą do tego SMS, wideo lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Po podpisaniu dokument jest przechowywany bezpiecznie w archiwum chmurowym. Rozwiązanie wykorzystuje platformę Azure i gwarantuje bezpieczeństwo i możliwość skalowalności, bez względu na liczbę przetwarzanych dokumentów. Autenti integruje się również z Microsoft Teams, aby notyfikacje o podpisaniu dokumentu widocznie były w formie powiadomień użytkownika Teams.
Z rozwiązania Autenti korzysta dziś ponad 1 000 firm w całym kraju, a dokumenty elektronicznie podpisało już prawie 1 mln Polaków. Autenti i Microsoft współpracują od lat. Ich kooperacja zaowocuje już wkrótce rozwojem platformy zagranicą.