Do 2024 r. firmy obniżą koszty operacyjne o 30 proc. dzięki łączeniu technologii automatyzujących procesy biznesowe oraz ich przemodelowaniu – wynika z analizy Gartnera. Niepewność ekonomiczna w czasie pandemii skłoniła wiele firm do ograniczenia kosztów i poprawienia efektywności operacyjnej. Pomimo ogólnych cięć wydatków wzrosły inwestycje w transformację cyfrową, w szczególności w automatyzację procesów biznesowych.
Rozwiązania technologiczne ułatwiające zarządzanie firmą, takie jak komunikatory czy organizery zadań, które wspierają pracowników w realizowaniu codziennych obowiązków, stają się standardem. Kolejnym krokiem na drodze cyfrowego rozwoju są technologie automatyzujące procesy biznesowe. Z szacunków firmy Deloitte wynika, że globalny rynek tych narzędzi rośnie w tempie ok. 20 proc. rocznie. Wspierają one pracę ludzką poprzez oddelegowanie części zadań, zwykle tych najbardziej mechanicznych, systemom informatycznym.
Kluczowe jest odciążenie pracowników od wykonywania żmudnych, monotonnych i powtarzalnych czynności po to, aby mogli pracować bardziej efektywnie i realizować ambitniejsze, wymagające kreatywności zadania.
– W wielu firmach panuje obawa, że celem automatyzacji procesów jest redukcja zatrudnienia. Jest to błędne założenie. Automatyzacja części czynności, które były dotąd wykonywane ręcznie, np. przygotowywanie cyklicznych raportów, nie oznacza, że pracownik staje się zbędny. Taka osoba może skupić się na rzeczach bardziej twórczych, czyli np. na analizie tych raportów i wyciąganiu wniosków. Takie zmiany mogą znacznie wpłynąć na zwiększenie satysfakcji pracownika z wykonywanej pracy – zauważa Paweł Górecki, konsultant 7N.
Wśród innych zalet automatyzacji wymienia się minimalizowanie ryzyka popełnienia błędu oraz oszczędność czasu, dzięki np. odpowiedniej orkiestracji procesu. Zastosowanie rozwiązań automatyzujących pracę niesie za sobą szereg korzyści dla całej gospodarki. Raport firmy McKinsey szacuje, że ich masowe wdrożenie zwiększyłoby produktywność gospodarki o 0,8-1,4 proc. rocznie.
Mądre automatyzowanie
Automatyzacja nie powinna jednak polegać na zasadzie przekopiowania istniejącego procesu na taki sam, tylko automatyczny – przestrzega ekspert 7N.
Należy wyjść od analizy procesu biznesowego – czy i jak można go przemodelować, aby był bardziej efektywny. Ważna jest tutaj wiedza i wizja biznesowa, ale również świadomość dostępnych na rynku technologii. Istotnym elementem układanki jest również środowisko informatyczne w danej firmie. Analitycy Gartnera w publikacji “Top 10 Trends Impacting Infrastructure & Operations for 2020” szacują, że do 2025 r. nawet 90 proc. korporacji będzie na stałe zatrudniało architekta automatyzacji, czyli osobę zapewniającą rozwój automatyzacji zgodnie z celami biznesowymi firmy.
– Kluczowe jest postawienie pytania: co chcemy osiągnąć? Jaki problem chcemy rozwiązać? Dostępne technologie dają nam szerokie możliwości automatyzacji. Pozwalają modelować proces w sposób elastyczny i uwzględniający wiele reguł biznesowych. Rozwój technologiczny jest tak duży, że jego konsumpcja następuje z opóźnieniem – tłumaczy ekspert.
Jak zaplanować proces?
Pojęcie automatyzacji procesów biznesowych jest szerokie i dotyczy wielu aspektów prowadzenia biznesu. Po zidentyfikowaniu procesu, który firma chce ulepszyć, dopiero na kolejnym etapie dobierane jest optymalne rozwiązanie.
– Wszystkie firmy powinny myśleć o tym, żeby automatyzować swoje procesy. Muszą one jednak robić to w najbardziej efektywny dla nich sposób. W niektórych przypadkach odpowiednim podejściem będzie wdrożenie dużej i kompleksowej platformy RPA (z ang. robotic process automation). Dla jednej firmy samo wprowadzenie technologii OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) do odczytywania tekstów z dokumentów, może rozwiązać rzeszę problemów związanych z obsługą korespondencji od klientów. W innych przypadkach idealnym rozwiązaniem automatyzującym będzie prosty skrypt – mówi Paweł Górecki z 7N.
Ekspert 7N wyjaśnia, że automatyzować można zarówno same zadania w procesie jak i zarządzanie tym procesem poprzez orkiestrację i monitorowanie. Odpowiednio zdefiniowany i zautomatyzowany proces pozwala na dużo większą kontrolę.
W zależności od potrzeb i wielkości firmy stosuje się różne rozwiązania. – W przypadku organizacji z mocno rozproszoną infrastrukturą, korzystających z wielu aplikacji, narzędzia klasy RPA bywają niezbędne, by móc je efektywnie połączyć. Efektywność często wynika tu z relatywnie krótkiego czasu wdrożenia rozwiązania. Czasami wystarczy jednak wykorzystać potencjał systemu informatycznego, który już funkcjonuje w firmie, ale jego zasoby nie są w pełni wykorzystywane. Dotyczy to między innymi systemów klasy ERP, które często mają wbudowane swoje komponenty BPMS (Business Process Management Software). Pomijając wszystkie dostępne rozwiązania pudełkowe warto pamiętać, że często proste, zaprogramowane skrypty mogą zrewolucjonizować jakość pracy. Zaletą takich rozwiązań jest to, że są 'szyte na miarę’. Technologicznie możliwości jest wiele i wystarczy to dobrze zaplanować. Niezależnie od wybranego rozwiązania kluczowa jest współpraca pomiędzy biznesem a IT – dodaje Paweł Górecki.