Elektroniczna dokumentacja jest rozwiązaniem z kategorii „paper less” mniej popularnym wśród przedstawicieli sektora MŚP niż cyfrowy podpis. Jak wynika z raportu EFL „Cyfrowa (r)ewolucja na rynku leasingu. Pod lupą” korzysta z niej tylko co dziesiąty przedsiębiorca, podczas gdy z e-podpisu – co piąty. Zdecydowana większość badanych (66%) na przejście z dokumentacji papierowej na elektroniczną potrzebuje maksymalnie 3 lata.
– Niezależnie od wielkości, większość uczestników sektora mikro, małych i średnich firm dąży do osiągnięcia cyfrowego standardu w dokumentacji w ciągu najbliższych 3 lat. To w połączeniu z otwartością na e-podpis i boty wskazuje na dużą gotowość MŚP na cyfryzację. Widzimy to w procesie ubiegania się firm o leasing – kanał zdalny jest coraz chętniej wybierany do załatwiania większości spraw związanych z ofertowaniem, podpisaniem umowy, a potem w czasie w czasie trwania kontraktu. Dlatego w EFL kładziemy tak duży nacisk na automatyzację procesu sprzedaży leasingu. Wdrażanie e-podpisu, zdalnego podpisania umowy oraz elektronicznego obiegu dokumentów z klientem to pierwsze kroki. Teraz budujemy w pełni cyfrowe kanały sprzedaży w oparciu o rozwiązania selfservice, w przyszłości częściowo obsługiwane przez boty głosowe. W efekcie całe procesy odbywać się będą w kanale zdalnym z możliwością uzyskania wsparcia na każdym etapie, w dowolnym czasie i miejscu – mówi Wojciech Przybył, członek zarządu EFL.
Cyfryzacja nie ominie dokumentacji firmowej. Choć w tym momencie w co dziesiątej firmie funkcjonuje elektroniczny obieg dokumentów, to zdecydowane większość badanych (66%) twierdzi, że przejście z dokumentacji papierowej na elektroniczną zajmie im maksymalnie 3 lata. Rok na cyfrową rewolucję „w papierach” potrzebuje 22% badanych MŚP, a od 2 do 3 lat – 44%. Dosyć spora grupa zasadę „paper less” planuje wdrożyć w swoich organizacjach dopiero za 5 lat.
Hasło „paper less” częściej przyświeca najmłodszym przedsiębiorcom – co czwarta Zetka już przeszła w swojej firmie w pełni na dokumentację elektroniczną, podczas gdy wśród starszych kolegów tylko kilka procent (od 5% do 7%). Przedstawiciele tych pokoleń potrzebują więcej czasu na taką transformację. Najczęściej deklarują przejście na dokumentację elektroniczną w perspektywie 2-3 lat.
Im większa firma tym mniej elektronicznej dokumentacji. 18% mikro firm już jest za pan brat z e-dokumentami, podczas gdy wśród małych i średnich firm ten odsetek wynosi odpowiednio tylko 9% i 5%. Jednak w najbliższym czasie może to się zmienić. W ciągu roku „paper less” chce zostać 29% średnich firm i tylko 16% mikro i 19% małych. Z 3 lata na taki status chce zapracować ponad połowa średnich firm, 31% mikro i 44% małych.
Instytucje finansowe muszą stawiać na „e”
Eksperci zwracają uwagę, że firmy dbając o wizerunek w oczach klientów, muszą równolegle automatyzować procesy obsługi. Działy IT będą coraz częściej, jeśli jeszcze nie są, częścią działów biznesowych. Tradycyjna obsługa biznesu będzie akceptowana jeszcze tylko przez chwilę.
– Z czasem automatyzacja oraz szybkie i zwinne reagowanie na otoczenie wejdzie na stałe do modeli biznesowych. Przykładem usprawniania procesów jest elektroniczny obieg dokumentów. W naszej firmie stosujemy tzw. zasadę paperless i obieg dokumentacji odbywa się „w sieci”. Tam, gdzie to możliwe, rezygnujemy z papieru. Dotyczy to dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych np. jeśli pracownik ma określoną potrzebę, to wnioski do przełożonego, działu HR czy administracji kieruje w formie elektronicznej. Korzystamy z naszego systemu, który obsługuje tego typu procesy. To bardzo dobry obszar do automatyzacji i optymalizacji w firmach małych i średnich z uwagi na ogromną oszczędność czasu oraz papieru – mówi Magdalena Wilk, Dyrektor Działu Handlowego, Asseco Data System.