Coraz więcej firm decyduje się na szeroką transformację cyfrową. Dotyczy to nie tylko korporacji o zasięgu międzynarodowym, ale także średnich i małych przedsiębiorstw. Czy automatyzacja procesów faktycznie się opłaca?
Na czym polega automatyzacja procesów?
„Wszystko powinno zostać uproszczone tak bardzo, jak to tylko możliwe, ale nie bardziej”. Słowa Alberta Einsteina można odnieść do współczesnej organizacji pracy. Wdrażanie nowych technologii powinno upraszczać procesy realizowane w firmach, ułatwiać komunikację pomiędzy pracownikami, wyłapywać błędy i zwiększyć efektywność. W celu osiągnięcia lepszych wyników, automatyzacja musi być jednak gruntownie przemyślana i dostosowana do specyfiki danego przedsiębiorstwa.
– Zaczynamy od wnikliwego, wręcz drobiazgowego rozpoznania potrzeb i problemów, a następnie, korzystając z możliwości FlowDoga, proponujemy rozwiązania szyte na miarę – mówi Dominik Dubrowski, dyrektor zarządzający polskiej platformy FlowDog, która wyróżnia się elastycznością na tle platform webowych optymalizujących procesy. – Można to porównać do klocków Lego. Korzystając z naszego narzędzia budujemy różne moduły, tworząc zindywidualizowany produkt, dopasowany do charakteru danego biznesu.
– Implementacja narzędzia w każdej firmie będzie wyglądała inaczej – przyznaje Katarzyna Wiktorowicz, Head of Marketing FlowDoga. – Kluczowa jest właściwa analiza obecnej sytuacji, określenie celów i wymagań. Pomaga to wybrać obszar działalności, w którym automatyzacja przyniesie najwięcej korzyści oraz odpowiednie narzędzie. Wdrożenie powinno być także poprzedzone przygotowaniem harmonogramu i zaplanowaniem odpowiednich zasobów. Nie można też zapomnieć o szkoleniu pracowników – w końcu to oni będą korzystać z systemu. Zachęcamy też klientów do bieżącego monitorowania i doskonalenia procesu digitalizacji.
Czy automatyzacja procesów jest jednak niezbędna w przedsiębiorstwie? Przyjrzyjmy się najważniejszym korzyściom tego rozwiązania.
Zmniejszenie liczby pomyłek
Praca człowieka nieuchronnie wiąże się z popełnieniem błędów. Nawet najlepsze szkolenia kadr nie zminimalizują ryzyka pomyłek do zera. Automatyzacja sprawdzi się szczególnie przy pracach powtarzalnych i rutynowych, które zabierają czas i są nużące. Błędy zostają całkowicie wykluczone, a pracownicy mogą skupić się na innych, bardziej skomplikowanych zadaniach, co wpływa na wzrost satysfakcji z pracy.
Zwiększona kontrola nad firmą
Uporządkowanie i standaryzacja procesów biznesowych mają jeszcze jedną ważną zaletę – pozwalają uzyskać większy wgląd w aktualną sytuację w organizacji. Dzięki szybkiemu raportowaniu i monitorowaniu jakości, terminowości i innych specjalistycznych parametrów, narzędzie dostarcza zarządzającym danych do podejmowania dobrych decyzji i zdecydowanie ułatwia wyłapywanie elementów systemu, które wymagają ulepszenia. Odpowiednio dobrana platforma będzie również sprawnie raportować błędy i sytuacje wyjątkowe, np. awarię systemu lub przeciążenie pracą w wybranym oddziale.
Lepsza komunikacja i dystrybucja wiedzy
Know-how to jeden z najcenniejszych kapitałów organizacji. Dobre narzędzie do optymalizacji procesów powinno ułatwiać komunikację pomiędzy a pracownikami i działami w firmie, a także sprzyjać przekazywaniu specjalistycznej wiedzy. Firma zyskuje w ten sposób stabilność i niezależność a pracownicy – nowe kompetencje i poczucie bycia częścią zespołu.
Łatwiejsze zarządzanie zasobami ludzkimi i sprzętowymi
Narzędzia optymalizacji procesów biznesowych, takie jak wspomniany FlowDog pozwalają zdecydowanie usprawnić wdrażanie nowych pracowników. Platforma prowadzi nowych specjalistów przez meandry wiedzy nt. firmy i jej funkcjonowania, znacznie skracając czas wdrożenia. Z kolei wspomniany już szybki dostęp do raportów nt. aktualnych procesów, pozwala śledzić bieżące zapotrzebowanie na kadry i sprzęt.
Obniżenie kosztów i zwiększenie efektywności
Zalet automatyzacji procesów jest znacznie więcej, ale wszystkie prowadzą do jednego, długoterminowego celu – obniżenia kosztów i zwiększenia efektywności.
– Koszty dobrze przygotowanego wdrożenia są pokrywane z nawiązką przez otrzymane oszczędności i zwiększone przychody. Klient sam dobiera rozwiązania, jakie są mu najbardziej potrzebne i z góry wie, ile za nie zapłaci. My zapewniamy też klientowi stały zespół analityczny i wdrożeniowy. Szkolimy i doradzamy w zakresie obsługi aplikacji – mówi Dominik Dubrowski.
– Dostarczamy systemy, które będą niezawodnie działać przez długie lata. Solidne i wyposażone w możliwości łatwej i taniej aktualizacji, jeśli zajdzie taka potrzeba – mówi Andrzej Dąbrowa, członek zarządu LoVo S.A. – Ważny jest nowoczesny, intuicyjny interfejs użytkownika i elastyczność w przyznawaniu uprawnień różnych grup użytkowników. Odpowiednio skonstruowane narzędzie to prawdziwy i niezawodny partner zarządzania.