Do międzynarodowego kalendarza świąt nietypowych dołącza kolejne, przydatne dla użytkowników komputerów. To obchodzony w Stanach Zjednoczonych już od 2000 roku, w każdy drugi poniedziałek lutego, Dzień Porządkowania Komputera (ang. Clean Out Your Computer Day). Wydarzenie ma przypominać, że aby sprzęt elektroniczny działał właściwie, wymaga regularnego organizowania danych. Takie zabiegi należy przeprowadzać jednak ostrożnie, aby nie usunąć jednocześnie kluczowych informacji –
podkreślają eksperci odzyskiwania danych.
Regularne porządkowanie danych to recepta nie tylko na zwiększenie wydajności, ale także wydłużenie żywotności sprzętów komputerowych, na których są one gromadzone. Obchodzony w tym roku dziewiątego lutego Dzień Porządkowania Komputera ma wyrobić w użytkownikach pozytywne nawyki. Pomiędzy porządkowaniem komputerów, a typowymi, domowymi porządkami istnieje wiele analogii. W obu przypadkach, kluczem jest systematyczność. Jeśli przestaniemy regularnie sprzątać, grozi nam chaos i bałagan. W przypadku komputera będą to np. nieposortowane, zbędne dokumenty czy też przepełnione skrzynki mailowe. Przed przystąpieniem do cyfrowych porządków warto jednak mieć na uwadze kilka generalnych zasad bezpieczeństwa. Jak pokazują badania Kroll Ontrack, co trzeci przypadek utraty danych jest bowiem wynikiem błędu człowieka, w tym m.in. przypadkowego usunięcia plików.
– Większość współczesnych systemów operacyjnych posiada wbudowane narzędzia, dbające na bieżąco o stan i kondycję twardych dysków. Warto jednak dodatkowo regularnie organizować foldery, usuwać dokumenty gromadzone na pulpicie i eliminować niepotrzebne pliki oraz wiadomości e-mail. To pożyteczna praktyka, jednak tylko do czasu, gdy dojdzie do przypadkowego skasowania kluczowych informacji. Po pomoc naszych specjalistów lub narzędzia służące do samodzielnego odzyskiwania danych często sięgają użytkownicy, którzy stracili cenne pliki właśnie w ten sposób – mówi Paweł Odor, główny specjalista polskiego oddziału Kroll Ontrack.
Aby mieć pewność, że porządkowanie komputera nie przyczyni się do utraty danych, warto pamiętać o podstawowych wskazówkach:
Sprawdź kopię zapasową. Nim skasujesz niepotrzebne pliki i foldery z dysku, upewnij się, że kopia zapasowa działa prawidłowo. W 2014 roku aż 65 procent klientów Kroll Ontrack przyznało, że w momencie utraty danych posiadało kopię bezpieczeństwa, ale nie zadziałała ona prawidłowo: zawiodło oprogramowanie, automatyczne planowanie wykonywania kopii lub kluczowa informacja została utracona nim wykonano kopię zapasową. Dlatego przed usunięciem plików.
- Upewnij się, że kopie zapasowe są wykonywane regularnie, zgodnie z ustalonym harmonogramem.
- Sprawdź raporty kopii zapasowych pod kątem ewentualnych komunikatów o błędach lub awariach.
- Przetestuj kopię zapasową, aby upewnić się, że kluczowe dane i pliki zostały zachowane w całości.
Porządkuj rozsądnie. Współczesne dyski pozwalają na magazynowanie coraz większych ilości danych, bez negatywnego wpływu na wydajność urządzeń. Średnia pojemność dysków trafiających do laboratoriów odzyskiwania danych Kroll Ontrack w 2014 roku wynosiła jeden terabajt, a więc wzrosła o 185 procent w ciągu ostatnich pięciu lat. Dzień Porządkowania Komputera nie musi wiązać się z masowym usuwaniem danych, lecz raczej z ich właściwą organizacją.
- Zacznij od pulpitu. Zapisywanie plików na pulpicie jest łatwym i szybkim, ale nieskutecznym sposobem organizowania danych. Poświęć chwilę na przeniesienie plików do właściwych folderów. Zwiększysz dzięki temu wydajność komputera i łatwiej znajdziesz w przyszłości potrzebne informacje.
- Sprawdź skrzynkę e-mail. Wielu użytkowników traktuje foldery „wysłane” i „usunięte” jako magazyny cennych plików, do których można sięgnąć np. aby zweryfikować historię ważnych konwersacji. Te foldery kryją jednak także wiele zbędnych e-maili, które jedynie spowalniają działanie systemu. Zacznij od posortowania wiadomości według rozmiaru i usuń największe, zbędne pliki. Następnie posortuj informacje według typu i wyeliminuj zbędne powiadomienia o przeszłych spotkaniach czy autorespondery. Kolejny krok – to posortowanie według kryterium odbiorcy, dzięki któremu usuniesz sporo spamu i nieistotnych wiadomości.
- Nie przesadzaj z ilością folderów. Możliwości wyszukiwania informacji są obecnie bardzo rozbudowane, więc nie musisz tworzyć skomplikowanej struktury folderów. Uprość codzienną pracę: ustal logiczny podział na zagadnienia czy projekty, stosuj konsekwentne nazewnictwo folderów i plików, a do zidentyfikowania potrzebnej ci w danej chwili informacji będziesz mógł wykorzystywać opcje wyszukiwania.
- Nie wpadaj w panikę. Jeśli podczas porządkowania komputera usuniesz kluczowe pliki pamiętaj, że jesteś w stanie je odzyskać. W tym celu możesz skorzystać z oprogramowania do samodzielnego odzyskiwania danych.