Od początku stycznia zaczął obowiązywać system doręczeń elektronicznych, który ma zastąpić wymianę tradycyjnej korespondencji pomiędzy instytucjami publicznymi a obywatelami. Uruchomienie projektu było w ostatnich latach przenoszone wielokrotnie. W pierwszych dniach obowiązywania systemu część korzystających z niego podmiotów publicznych odnotowała problemy z jego funkcjonowaniem, wynikające głównie z błędów w integracji wewnętrznych narzędzi do elektronicznego obiegu dokumentów z systemem e-Doręczeń. Błędy, według danych Poczty Polskiej dotyczyły około 7 tys. przesyłek na ponad 3,5 mln wszystkich zrealizowanych.
Ministerstwo Cyfryzacji, Centralny Ośrodek Informatyki oraz Poczta Polska (Operator Wyznaczony) podjęły i realizują działania, które mają wyeliminować ewentualne trudności z funkcjonowaniem systemu e-Doręczeń dla podmiotów publicznych, szczególnie samorządów.
Do systemu e-Doręczeń przystąpiło ponad 40 tys. podmiotów publicznych. Każdy z nich musi wykonać poprawną integrację z systemem e-Doręczeń. Poczta Polska zidentyfikowała 34 podmioty, które w sposób błędny korzystały ze Standardu wymiany danych UA API opracowanego przez Ministerstwo Cyfryzacji (czyli niepoprawnie wykonały integrację z systemem e-Doręczeń). Bezpośredni kontakt oraz współpraca z nimi doprowadził do znacznej poprawy działania nie tylko tych podmiotów, ale i całego systemu. Głównym problemem było ciągłe odpytywanie o status przesyłek przez systemy urzędów. Ten problem nie powinien już występować.
Poczta Polska zidentyfikowała, że błędy z wydłużonym czasem i odbieraniem przesyłek dotyczyły 1601 szt. przesyłek PURDE (przesyłki dostarczane całkowicie elektronicznie) i 5105 szt. przesyłek PUH (przesyłki dostarczane hybrydowo), które miały status „w trakcie weryfikacji” w aplikacji użytkowników. Dotyczyło to mniej niż 1% przesyłek nadanych w styczniu. Obecnie przez system e-Doręczeń zrealizowano już ponad 3,5 mln przesyłek.
Właściwa integracja wewnętrznego systemu do zarządzania korespondencją urzędów z systemem e-Doręczeń jest kluczowa dla poprawności realizacji usług, dlatego 28 stycznia br. na spotkaniu z integratorami organizowanym przez Centralny Ośrodek Informatyki, eksperci Poczty Polskiej przedstawią dobre praktyki w tym obszarze.
System Poczty Polskiej odpowiedzialny za poprawną realizację usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (tj. poprawną realizację wysyłki i generowanie dowodów jej dostarczenia) jest systemem backendowym. Poczta Polska dostarcza UA API oraz infrastrukturę odpowiadającą za działanie systemu. Za aplikacje frontendowe (interfejs użytkownika) odpowiada Ministerstwo Cyfryzacji wraz z Centralnym Ośrodkiem Informatyki (edoreczenia.gov.pl), Ministerstwo Rozwoju i Technologii (biznes.gov.pl) oraz dostawcy poszczególnych systemów kancelaryjnych, z których korzystają urzędy. Celem ułatwienia integracji z systemem e-Doręczeń, Centralny Ośrodek Informatyki zapewnia wszystkim podmiotom uczestniczącym w procesie dostęp do testowego środowiska integracyjnego oraz dane do wykonywania testów usługi. Aby testy przebiegły pomyślnie, integratorzy muszą poprawnie zaimplementować UA API, którego dostawcą jest Poczta Polska.
Centralny Ośrodek Informatyki we współpracy z Pocztą Polską będzie na bieżąco wspierać podmioty publiczne i firmy, które obsługują ich systemy do elektronicznego obiegu dokumentów w eliminowaniu błędów w procesie integracji z systemem e-Doręczeń, tak, aby po stronie danego podmiotu rozwiązanie funkcjonowało sprawnie i bezbłędnie. Kontynuowane będą działania edukacyjne dla użytkowników dotyczące korzystania z systemu.