Dokumentacja firmowa to obecnie jeden z najdynamiczniej cyfryzujących się obszarów działalności polskich przedsiębiorstw. Z raportu EFL „Cyfrowa (r)ewolucja na rynku leasingu” wynika, że do końca 2024 roku 76% mikro, małych i średnich firm planuje całkowicie zrezygnować z papieru, a 86% organizacji podpisywać dokumenty firmowe przy użyciu podpisu elektronicznego. Trend „Less paper, more time” potwierdzają wewnętrzne dane EFL. W 2023 roku liczba umów zawartych przez firmy zdalnie z leasingodawcą wzrosła o 28% w ujęciu rocznym, a przy użyciu podpisu kwalifikowanego aż o 80% r/r.
– Tradycyjny, czyli przy użyciu kartki papieru i długopisu, model zawierania umów biznesowych tylko jeszcze przez chwilę będzie akceptowalny i możliwy do realizacji. Po pierwsze dlatego, że jest zdecydowanie mniej wygodny, bezpieczny i zabiera więcej czasu niż jego cyfrowy bliźniak. Po drugie cyfryzację coraz większej liczby procesów biznesowych wymuszają regulacje prawne. Niemal wszystkie firmy w Polsce, od jednoosobowej działalności gospodarczej po korporacje, będzie obowiązywać KSeF, który nakazuje stosowanie elektronicznych faktur. Dlatego nie dziwią mnie tak ambitne plany cyfryzacyjne przedsiębiorstw, a my jako partner tych firm chcemy je w tym wspierać i dostarczać odpowiednich narzędzi. Jako jedna z pierwszych firm leasingowych po wybuchu pandemii umożliwiliśmy zdalne podpisywanie umów za pośrednictwem wideoweryfikacji oraz udostępniliśmy elektroniczny podpis. Nasze dane potwierdzają, że tego oczekiwali polscy przedsiębiorcy, bo zainteresowanie cyfrowymi rozwiązaniami rośnie z roku na rok – mówi Wojciech Przybył, członek zarządu EFL.
Raport EFL „Cyfrowa (r)ewolucja na rynku leasingu. Pod lupą” pokazuje dużą determinację firm w Polsce w zakresie cyfryzacji procesów biznesowych. Do końca 2024 roku 76% MŚP planuje przejść na dokumentację cyfrową, podczas gdy jeszcze w 2021 roku korzystało z niej tylko 10% przedsiębiorców. W 2023 roku, jak wynika z badania Webcon, największego polskiego dostawcy elektronicznego obiegu dokumentów, już 59% firm w Polsce korzystało z cyfrowej wersji dokumentów firmowych.
Jeszcze ambitniejsze plany są w zakresie użycia podpisu elektronicznego. Do końca tego roku planuje z niego korzystać 86% przedsiębiorców, wynika z raportu EFL. Rosnącą popularność tego rozwiązania potwierdzają wewnętrzne dane leasingodawcy. Od 2022 roku liczba umów zawartych przez klientów EFL z użyciem elektronicznego podpisu wzrosła aż o 270%. Natomiast ich udział w ogólnej liczbie zawartych umów zwiększył się z 8% w 2022 roku do blisko 20% w 2023 roku.
– Liczba kontraktów leasingowych podpisywanych elektronicznym podpisem rośnie z miesiąca na miesiąc. Rekordowy pod tym względem był grudzień ubiegłego roku, kiedy takich umów zawarliśmy ponad dwa razy więcej niż rok wcześniej. Spodziewamy się, że ta dynamika w 2024 roku będzie jeszcze wyższa – mówi Wojciech Przybył z EFL.
W przekonaniu coraz większej liczby przedsiębiorców do cyfryzacji zawierania umów może pomóc propozycja EFL. Leasingodawca wydaje podpis kwalifikowany każdemu klientowi (zarówno obecnemu jak i nowemu), który zawrze z firmą nową transakcję. Przedsiębiorca otrzyma mobilny podpis SimplySign niewymagający fizycznego czytnika ani karty z certyfikatem, który umożliwia złożenie podpisu o takiej samej mocy jak podpis odręczny na dowolnym urządzeniu mobilnym, takim jak smartfon czy tablet, jak również na komputerze. Dostawcą rozwiązania jest Certum by Asseco (Asseco Data Systems). Wydanie podpisu zajmuje około 15-20 minut i odbywa się wyłącznie zdalnie. EFL wykorzystuje do tego m.in. rozwiązania firmy Identt – jednego z liderów w obszarze zdalnej weryfikacji tożsamości. Niewątpliwym wsparciem jest stworzony w EFL ekosystem wykorzystujący metody biometryczne oraz weryfikujący dane w kilku źródłach, m.in. Rejestrze Dowodów Osobistych. Dużym ułatwieniem dla klienta jest możliwość wykorzystania nowych usług udostępnionych przez Ministerstwo Cyfryzacji w aplikacji mObywatel.
Mobilny podpis kwalifikowany jest wydawany na okres 3. Przedsiębiorca nie ma żadnych ograniczeń w zakresie liczby podpisywanych dokumentów i może się posługiwać podpisem także poza EFL.