We wszystkich Biurach Obsługi Klienta Enea wprowadziła system IC Pen wykorzystujący długopis elektroniczny, który usprawnia proces podpisywania umów i archiwizację dokumentów w formie cyfrowej. Klienci, dzięki innowacyjnemu systemowi, mogą złożyć podpis w każdej z trzydziestu dwóch placówek Enei. Otrzymują tradycyjny egzemplarz umowy, a kopia w formie cyfrowej niezwłocznie trafia do systemu, co zdecydowanie przyspiesza realizację sprawy.
System IC Pen to innowacyjne rozwiązanie, które Enea wdrożyła z myślą o swoich klientach. E-długopis pozwala na utrwalenie w formie elektronicznej tekstu napisanego w specjalnie do tego przygotowanym polu na dokumencie. Klienci korzystają z e-długopisu podczas podpisywania umów na sprzedaż energii, a wkrótce również innych dokumentów. Składają podpis w tradycyjny sposób, tylko przy użyciu nowego narzędzia. Jedyna zmiana, jaką widzi klient, to nieco grubszy długopis. Jednak w rzeczywistości długopis to miniaturowy komputer z wbudowaną kamerą. Po podpisaniu nim, dokument jest od razu dostępny jako plik pdf. Pracownicy nie muszą go skanować ani archiwizować kopii. Dodatkowo jest automatycznie dostępny w elektronicznym repozytorium dla wszystkich uprawionych pracowników firmy, którzy mogą realizować dalsze czynności w oparciu o ten dokument.
– Wykorzystanie systemu IC Pen z długopisem elektronicznym w bezpośredniej obsłudze klientów usprawnia obsługę, jak i realizację wielu procesów wewnętrznych w obsłudze posprzedażowej. Rozwiązanie to wpisuje się w innowacyjne i proekologiczne podejście, bardzo ważne w Grupie Enea. Drukujemy tylko jeden egzemplarz umowy, a system IC Pen automatycznie tworzy kopię w postaci cyfrowej – powiedział Łukasz Mańko, koordynator ds. rozwoju sieci BOK w Enei Centrum.
System IC Pen wykorzystujący długopis elektroniczny jest bezpiecznym rozwiązaniem. Gwarantuje on dokładnie ten sam poziom zabezpieczeń, co podpis w formie tradycyjnej. W specjalnym polu zapisane są informacje o rodzaju umowy, na której składany jest podpis. Dodatkowo klient ma możliwość zobaczenia już podpisanego dokumentu w wersji cyfrowej. Pracownicy placówek Enei są przygotowani do pracy z nowym narzędziem.
– Klienci są bardzo zainteresowani e-długopisem. Większość z nich w naszym biurze po raz pierwszy spotkała się z takim urządzeniem. Są pozytywnie zaskoczeni nowym rozwiązaniem. Kiedy tłumaczymy, że umowa po podpisaniu od razu jest przesyłana do systemu, robi to na nich wrażenie – powiedział Artur Pietrzak, kierownik Biura Obsługi Klientów w Gorzowie Wlkp., pierwszej placówki, w której Enea zastosowała elektroniczny długopis.
Wykorzystując nowoczesne technologie, Enea nie traci bezpośredniego kontaktu z klientem, który nadal pozostaje dla niej bardzo ważny. Jednak z wykorzystaniem systemu IC Pen praca w Biurach Obsługi Klienta jest efektywniejsza. Dodatkowo, dzięki IC Pen, Enea wykorzystuje mniej papieru, co pozytywnie wpływa na ekologię. Enea zwiększyła także bezpieczeństwo dokumentów – egzemplarze umów przechowywane są w formie cyfrowej. Pracownicy zyskali łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentacji, gdyż mogą zapoznać się z umową w elektronicznym repozytorium bez konieczności przeszukiwania papierowych archiwów.
– Cieszymy się ogromnie z zaufania, jakim obdarzyła nas Enea. Dzięki niemu dziś, jako klient Enei, miałem okazję doświadczyć znacznej optymalizacji procesu związanego z dokumentacją papierową. Optymalizacji, która z pewnością – w krótkiej perspektywie czasu – zapewni firmie znaczne oszczędności. Jesteśmy dumni, że mamy okazję współpracować z tak dużą, innowacyjną firmą i możemy wspólnie poprawiać procesy wewnętrzne – powiedział Rafał Witkowski, prezes IC Solutions, dostawcy systemu IC Pen.
Z elektronicznych długopisów korzystają już pracownicy Enei Operator zajmujący się kontrolą nielegalnego poboru energii elektrycznej. Enea Operator rozważa rozszerzenie zakresu użytkowania elektronicznych długopisów.