Szybszy obieg informacji, lepsza wiarygodność, wyższe bezpieczeństwo oraz większa oszczędność pieniędzy – to główne zalety przejścia w firmie z dokumentacji papierowej na elektroniczną. Przykładowo na wystawieniu faktury można zyskać ok. 5 zł, natomiast na jej odebraniu – ok. 15. Zmiana będzie korzystna również dla pracowników. Największym plusem przestawienia się na elektroniczny obieg dokumentów jest wyeliminowanie błędów popełnianych podczas przepisywania danych.
– Zamiast dublować pewne czynności, pracownik może poświęcić czas na własny rozwój i w ten sposób polepszyć swoje wyniki w pracy. Z kolei pracodawca zyskuje pewność co do jakości informacji wprowadzonych do systemów informatycznych – mówi serwisowi infoWire.pl Michał Kapias, dyrektor R&D z firmy Sage. Kolejną korzyścią jest większa oszczędność, która wiąże się z wyeliminowaniem kosztów druku dokumentów, nadawania przesyłek pocztowych i pakowania paczek.
Przejście na dokumentację elektroniczną zapewnia wygodę i bezpieczeństwo. System komputerowy automatycznie generuje, przesyła oraz archiwizuje dokumenty. Dostęp do elektronicznego archiwum umożliwia pracownikom sprawne wyszukiwanie potrzebnych informacji. – Łączenie danych, pozornie ze sobą niezwiązanych, pozwala uniknąć żmudnego przeszukiwania. Dzięki temu pracownik może błyskawicznie przedstawić kompletne dane na żądanie np. kierownictwa – zauważa ekspert.
Firmy innowacyjne nie czekają na pojawienie się konkretnych potrzeb biznesowych ani wprowadzenie nowych regulacji prawnych, do których trzeba się dostosować, lecz działają z wyprzedzeniem, co gwarantuje korzyści. – Wdrażanie elektronicznego obiegu dokumentów nie jest procesem długotrwałym i kosztownym, jednak wymaga dobrego przygotowania, czyli przeszkolenia pracowników oraz opracowania procedur. Pamiętajmy, że dokonywanie zmian pod presją czasu i nacisków urzędniczych nie sprzyja osiągnięciu sukcesu – podkreśla rozmówca.