Uzyskanie dostępu do danych i przywrócenie informacji z archiwów taśmowych to dla wielu przedsiębiorstw w Polsce i na całym świecie spore wyzwanie – wynika z najnowszego badania Kroll Ontrack. Takie sytuacje mogą oznaczać dla firm zagrożenia, związane z niezgodnością z regulacjami oraz przepisami prawa. Do działów IT regularnie trafiają prośby o przywrócenie danych z archiwów taśmowych, związane z kwestiami dotyczącymi zgodności, dochodzeniami wewnętrznymi lub
postępowaniami sądowymi. Jak pokazuje najnowsze badanie Kroll Ontrack, specjaliści nie zawsze są w stanie szybko zrealizować te zadania. Aż 30 procent badanych przyznawało, że nie mają dokładnego wglądu w to, jakie informacje przechowywane są za pośrednictwem administrowanych przez nich archiwów taśmowych. Tymczasem kwestie te często związane są ze zobowiązaniami legislacyjnymi i wymagają szybkiego działania. Firmy narażają się zatem na potencjalne problemy prawne lub kary pieniężne.
W ankiecie Kroll Ontrack, dotyczącej procesów i wyzwań związanych z efektywnym zarządzaniem taśmami i archiwami taśmowymi, wzięło udział 720 specjalistów IT, reprezentujących przedsiębiorstwa oraz dostawców usług z Polski, Stanów Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii, Niemiec, Austrii, Szwajcarii, Włoch, Singapuru i Nowej Zelandii. Wyniki pokazują, że regularnie stają oni w obliczu próśb o uzyskanie dostępu, identyfikację i przywrócenie konkretnych danych z archiwów taśmowych. Prośby te związane są zarówno z wewnętrznymi dochodzeniami, zapytaniami ze strony służb rządowych, jak i procesami z zakresu e-discovery. Aż 30 procent badanych przyznało, że takie zapytania trafiają do nich codziennie, co tydzień lub co najmniej raz w miesiącu, natomiast 32 procent – odpowiadało, że podobne zadania pojawiają się przynajmniej kilka razy w roku. Tymczasem aż 22 procent uczestników badania deklaruje, że nie są w stanie odpowiedzieć na prośby zgłaszane przez ich przedsiębiorstwo, związane ze zlokalizowaniem i uzyskaniem dostępu do wymaganych danych.
– Wiele organizacji jest zobowiązanych, ze względów prawnych, do przechowywania i udostępniania pewnych informacji przez wyznaczony czas. W ich przypadku dostęp do archiwów i możliwość szybkiego reagowania na żądania dotyczące przywracania danych są kluczowe. Z drugiej strony, duże obciążenie działów IT oraz fakt, że prawie jedna trzecia przedsiębiorstw nie zna lub nie rozumie danych znajdujących się w ich archiwach taśmowych sprawia, że znalezienie konkretnej informacji jest sporym wyzwaniem. Natomiast nieudostępnienie informacji w odpowiednim czasie może narazić przedsiębiorstwo na ryzyko – podsumowuje Adam Kostecki, specjalista do spraw rozwoju i bezpieczeństwa Kroll Ontrack.
Pytani o bariery, związane z pełnym wglądem w zawartość archiwów taśmowych, administratorzy IT przywoływali złożoność i długość procesów uzyskiwania dostępu lub przeglądania zawartości taśm (43 procent), fakt, że ich organizacja nie dysponuje już urządzeniami lub oprogramowaniem umożliwiającym dostęp do takich archiwów (24 procent), wysokie koszty utrzymania infrastruktury (18 procent) oraz uszkodzenia taśm (7 procent).
Pozostałe wnioski z badania:
- Protokoły backupowe: Prawie dwie trzecie respondentów (62 procent) archiwizuje dane codziennie, ale aż 38 procent tego nie robi. Dokładnie 13 procent badanych z tej drugiej grupy przyznaje, że wykonuje kopie zapasowe raz w miesiącu lub rzadziej, narażając tym samym przedsiębiorstwo na poważne ryzyko utraty dużej ilości danych.
- Objętość archiwów taśmowych a ich wiek: 34 procent badanych przechowuje ponad 100 archiwalnych taśm, a 12 procent zadeklarowało, że jest w posiadaniu ponad 500 taśm. Ponad połowa respondentów zarządza taśmami, których wiek przekracza 5 lat, z czego 34 procent archiwami liczącymi 5-10 lat, podczas gdy 21 procent takimi, które są starsze niż 10 lat. Mimo, iż wiek nośnika taśmowego nie przesądza o jego podatności na uszkodzenia lub utratę danych, w połączeniu z różnymi procesami zapisu i odczytu, złym sposobem przechowywania i brakiem właściwego sprzętu lub oprogramowania do odczytania danych, może przyczynić się do poważnych problemów.
– W obliczu zróżnicowanych rozwiązań backupowych i taśmowych, stosowanych przez przedsiębiorstwa, efektywne zarządzanie archiwami taśmowymi i szybkie reagowanie na prośby związane z danymi, możliwe jest jedynie w przypadku zastosowania się administratorów do dwóch prostych, naczelnych zasad. Po pierwsze, należy monitorować jakość archiwów taśmowych i mieć stałą wiedzę na temat ich zawartości. Po drugie, przedsiębiorstwa powinny regularnie weryfikować zawartość swojego archiwum i katalogować zawarte w nim informacje. Ułatwi to szybką lokalizację danych. To zadania dość kosztowne i zajmujące czas, dlatego dostrzegamy zapotrzebowanie na łatwe w obsłudze rozwiązanie do konsolidacji katalogów z wielu systemów i nośników w jednym, możliwym do przeszukiwania zasobie – podsumowuje Adam Kostecki.