Współczesne instytucje publiczne coraz częściej skutecznie odcinają się od stereotypu instytucji skostniałych, zbiurokratyzowanych, do których staje się w gigantycznych kolejkach. Dziś szczególny nacisk kładzie się na pozytywny odbiór placówki, właściwe powiadomienia i kontakt na miejscu, a to wszystko w dużej mierze przy wykorzystaniu nowych technologii.
Placówki użyteczności publicznej z każdym rokiem są bardziej aktywne i otwarte w kontakcie z obywatelami, korzystając np. z elektronicznych możliwości komunikowania się. Inaczej przebiegać może proces rejestracji w przychodni, płatności podatków czy załatwienie sprawy urzędowej. Jakie udogodnienia najczęściej na nas czekają?
Nowy wymiar kolejki
Dość powszechnie już w urzędach i punktach obsługi klienta spotykamy się z elektronicznymi biletami pobieranymi przy wejściu. Znajduje się na nich numer, który zajmujemy w kolejce, a często także przypuszczalna godzina obsługi. Dzięki temu możemy oszacować czas oczekiwania i jeśli mamy chęć lub zaistnieje taka konieczność, jesteśmy w stanie efektywne go wykorzystać. Część instytucji poszła o krok dalej, wdrażając tzw. e-kolejki, czyli elektroniczne systemy rejestracji lub informując o statusach spraw e-mailowo czy nawet za pośrednictwem SMS. Badanie przeprowadzone przez SerwerSMS.pl „Komunikacja SMS w Polsce 2015” wskazało, że już co trzeci badany w ciągu 12 m-cy otrzymał tego typu wiadomość od instytucji publicznej. Zazwyczaj nadawcami były właśnie urzędy (54%), później szpitale i przychodnie (42%) oraz szkoły i uniwersytety (22%).
SMS w służbie zdrowia
Elektroniczna rejestracja w gabinetach lekarskich i przychodniach, podobnie jak powiadomienia o wizytach, stają się coraz powszechniejsze. Prawie 40% SMS-ów z instytucji publicznych dotyczy właśnie wspomnianych wizyt, a 24% odbioru recept lub wyników badań. Odsetek zainteresowanych taką formą komunikacji jest jednak znacznie większy, bo przecież odwiedzający tego typu instytucje niespecjalnie mają siłę na zbyteczne stanie w kolejce. Jak podaje wspomniane badanie, medyczny to drugi w kolejności po urzędach sektor, w którym chcielibyśmy usprawnień w postaci komunikacji SMS. Idąc za potrzebą pacjentów, w ostatnim czasie takiego wdrożenia podjął się dolnośląski oddział NFZ we Wrocławiu, a w ślad za nim kolejne jak np. podlaski czy lubuski.
Wygodne czytelnictwo
Bardzo komfortowe jest sprawdzenie bez wychodzenia z domu, czy poszukiwana przez nas książka jest dostępna. Internetowe bazy księgozbiorów umożliwiają nie tylko łatwe i szybkie jej odnalezienie, ale i zarezerwowanie. Kiedy natomiast zbliża się termin oddania egzemplarza, możemy na swój telefon otrzymać SMS z powiadomieniem – wówczas kara za przetrzymywanie książki zupełnie nam nie grozi.
E-edukacja
Oczywistym jest, że z duchem czasu muszą iść te instytucje, które są dedykowane najmłodszej części społeczeństwa. Standardem stają się e-dzienniki towarzyszące tradycyjnym, a czasem nawet je wypierające. Dzięki nim nie tylko uczniowie, ale i rodzice mają stały dostęp do ocen dziecka. Starsi również na uczelniach wyższych korzystają z elektronicznych indeksów czy wirtualnych dziekanatów, monitorując w ten sposób możliwość ubiegania się o stypendium, składając wnioski i kontaktując z wykładowcami. Również SMS wykazuje tutaj dużą użyteczność, informując bezpośrednio np. o wynikach egzaminów wstępnych do szkoły czy na studia. Czekający na tak ważne informacje, szczególnie doceniają ten właśnie ten szybki rodzaj komunikacji.
Z płatnością na czas
Podatek za grunt, nieruchomość, opłaty za wodę i wywóz nieczystości. Korespondencję z poleceniem zapłaty otrzymujemy regularnie, jednak często zamykamy w szufladach przypominając sobie o niej dopiero przy kolejnym wezwaniu do zapłaty. Coraz więcej firm oraz instytucji wybiera bardziej ekologiczne rozwiązanie i drogą mailową lub za pośrednictwem SMS przypominają o zaległości. W ten sposób, o konieczności zapłaty podatku i mandatu, od dawna powiadamia już np. Urząd Skarbowy Kraków-Krowodrza.
– W dobie nowych technologii kontakt z instytucjami publicznymi może być sprawniejszy i przyjemniejszy, przynosząc korzyści każdej ze stron. Niebawem kolejne placówki otworzą się na dostępne innowacje, budując obraz instytucji przyjaznej obywatelom. Nasze coroczne badania potwierdzają bowiem, że ten trend zdecydowanie wzrasta – podsumowuje Daniel Zawiliński, CMO Platformy SerwerSMS.pl.