Coraz więcej firm decyduje się na pracę zdalną. Wynika to nie tylko z pandemii koronawirusa, ale także większej mobilności pracowników. Pracownicy terenowi oraz handlowcy często pracują w różnych miejscach. Zadaniem pracodawcy jest zapewnienie odpowiedniego dostępu do dokumentów i zasobów firmy. Czy można to zrobić skutecznie? Można. Jednym z dostępnych rozwiązań na rynku są systemy DMS. DocuWare to nowoczesna platforma, która pozwala zarządzać, przetwarzać i wykorzystywać
informacje biznesowe – centralnie, szybko i skutecznie. Kompleksowe możliwości i funkcjonalność rozwiązań służących do zarządzania dokumentami i przepływem pracy można zintegrować z dowolnym systemem informatycznym w celu cyfryzacji ręcznych lub papierowych procesów biznesowych w każdym dziale.
System jest dostępny jako rozwiązanie chmurowe, dzięki czemu można mieć do niego dostęp z dowolnego miejsca. Wyróżnia go maksymalna stabilność i wydajność przy niskich wymaganiach w zakresie utrzymania i konserwacji. DocuWare umożliwia kontrolę obiegów pracy i wykonywanie własnych zadań z domu lub w podróży. Do zalogowania potrzebna jest dowolna przeglądarka i łącze internetowe. Aplikacja umożliwia zatwierdzanie dokumentów a także wykonywanie wszelkich innych zadań będąc poza biurem.
Ogromnym atutem DocuWare jest funkcja inteligentnego katalogowania. Skany, dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne, prezentacje, maile, multimedia, itp. przechowywane są w przeszukiwalnych kartotekach. Funkcje inteligentnego indeksowania – Intelligent Indexing, indeksowania pełnotekstowego i sortowania zapewniają uprawnionym użytkownikom odpowiednie informacje w mgnieniu oka. Co więcej dzięki DocuWare Intelligent Indexing system sam uczy się inteligentnego przetwarzania dokumentów. Automatycznie rozpoznaje treści i pobiera dane, które są opisane przy pomocy tagów i tabel. To największa przewaga tego systemu nad innymi rynkowymi rozwiązaniami.
Intelligent Indexing jest funkcją unikalną na skalę światową. Jest to rozwiązanie, do którego konieczne są zasoby chmurowe ze względu na jego rozproszoną architekturę. Intleligent Indexing to nic innego jak system wspomagający automatyzację uczenia systemu w rozpoznawaniu tagów opisujących dokument. Intelligent Indexing po krótkim procesie uczenia potrafi rozpoznać na udostępnionej fakturze nie tylko dane nagłówkowe (i otagować nimi dokument) ale nawet poszczególne pozycje i kwoty. Taki mechanizm daje niewyobrażalne możliwości przyspieszenia pracy w świecie, w którym dokumenty PDF lub nawet dokumenty papierowe stanowią większość informacji wpływającej do organizacji.
– System DocuWare jest zaprojektowany do współpracy z każdą aplikacją w środowisku IT firmy. Stabilna integracja z systemami CRM, ERP lub HR umożliwia płynną digitalizację procesów i synchronizację danych. Pozwala to na szybkie i bezpieczne uzyskanie potrzebnych informacji, niezależnie od programu używanego do tworzenia, odbierania i przetwarzania treści. Platforma DocuWare oferuje także zaawansowaną infrastrukturę cyfrową zapewniającą poufność, integralność i dostępność informacji. Pozwala na kontrolę etapu, na jakim znajdują się dokumenty, na kontrolę danych i uzyskanie pewności, że zostaną wprowadzone, przetworzone i przechowane w sposób zabezpieczony przed niewłaściwym użyciem lub utratą – mówi Włodzimierz Urbański Kierownik Zespołu Wsparcia Sprzedaży Komputronik Biznes.
Wdrożenie DocuWare nie jest skomplikowanym procesem. Dzięki doświadczeniu i know-how Komputronik Biznes proces ten przebiega sprawnie. Poprzedza go analiza potrzeb, audyt stanów zastanych, a następnie samo wdrożenie oraz szkolenia i utrzymanie systemu.
Największymi benefitami jakie daje DocuWare są: skrócenie czasu pracy z dokumentem, automatyczny opis tagami, dostępność do zasobów z dowolnego miejsca na świecie. Dodatkowo do prawidłowego funkcjonowania nie jest potrzebna infrastruktura serwerowa ani zaawansowane systemy bezpieczeństwa. Efektywność systemu potwierdzają zrealizowane już wdrożenia.
– Firmie JMK zaproponowaliśmy możliwość realizowania obiegu faktur zakupowych, wraz z rozpoznaniem i indeksowaniem wcześniejszych zamówień. Problemem dla klienta była duża liczba faktur, które były dostarczane do konkretnego zamówienia oraz konieczność kompletacji pakietu dokumentów. Sporym wyzwaniem była też automatyzacja kontroli kompletności na podstawie numerów zamówień, ilości oraz kwot całości. Rozwiązanie i wdrożenie oparliśmy o system DocuWare Cloud – stanowiące podstawę rozwiązania oraz moduł Intelligent Indexig – jako silnik wykorzystujący proces automatycznego uczenia rozpoznawania i tagowania dokumentów. Dzięki temu klient odnotował ogromny wzrost efektywności pracy – podsumowuje Urbański.