Akademia Leona Koźmińskiego pogłębia cyfryzację procesów edukacyjnych oraz administracyjnych. Jedna z najbardziej innowacyjnych uczelni w Polsce zrezygnowała z fizycznych serwerowni na rzecz przestrzeni chmurowej, do której przeniosła swoje laboratoria komputerowe i otworzyła nowe, wirtualne sale zajęć. Zmianom przyświeca bezkompromisowa troska o bezpieczny dostęp studentów, kadry dydaktycznej oraz pracowników naukowych do uczelnianych zasobów z każdego miejsca i urządzenia.
Uczelnia podejmuje także działania na rzecz całkowitego wyeliminowania papierowej dokumentacji.
Wdrożenie chmury Microsoft Azure zapewniło ALK pozycję lidera cyfryzacji. Uczelnia wprowadza innowacje, usprawnia komunikację i zwiększa swoją przewagę na konkurencyjnym rynku edukacyjnym. Sposób, w jaki Koźmiński dba o wieloletnie bezpieczeństwo dokumentów, rozwija swój know-how i przygotowuje się na wyzwania przyszłości, stanowi rewolucję na polskim rynku edukacyjnym i wyznacza standardy również dla innych uczelni, instytucji czy biznesu.
Rekrutacja i obrona w chmurze
Do czynników, dla których przyszli studenci wybierają ALK, należą nowoczesność i innowacyjność, które towarzyszą im od etapu rekrutacji, aż po obronę pracy dyplomowej. To ważny element kompleksowego planu transformacji cyfrowej akademii, który obejmuje przeniesienie wszystkich zasobów IT do chmury Microsoft Azure, a także cyfryzację niemal wszystkich procesów dydaktycznych i administracyjnych. Celem jest wyeliminowanie wszelkich procesów papierowych w myśl zasady paperless.
– Na przestrzeni ostatnich lat świat zmienił się szybciej niż kiedykolwiek wcześniej i transformacja cyfrowa stała się kluczowym elementem strategii naszego rozwoju – podkreśla prof. dr hab. Grzegorz Mazurek, rektor Akademii Leona Koźmińskiego.
Cyfryzacja procesów ma usprawnić działanie uczelni i zapewnić ciągłość procesów, nawet w sytuacjach kryzysowych. Ponadto, możliwość załatwienia wszystkich spraw administracyjnych przez Internet, a także powszechność wykorzystania technologii w nauczaniu sprawia, że uczelnia jest atrakcyjnym wyborem dla młodych ludzi, którzy kończąc ALK są w pełni przygotowani do wkroczenia na wymagający i również cyfryzujący się rynek pracy.
– W najbliższym czasie nasz student w ogóle nie będzie musiał przychodzić do dziekanatu, a wszystkie sprawy administracyjne będzie mógł załatwić przez Internet, za pomocą przygotowanych przez nas rozwiązań elektronicznych, takich jak e-wniosek czy e-zaświadczenie. W tym roku wdrożyliśmy również elektroniczną teczkę studenta, dzięki czemu udało nam się wyeliminować szafy pełne dokumentów papierowych. Nie tylko, idziemy więc z duchem czasu, jeżeli chodzi o cyfryzację procesów, ale także dbamy przy tym o środowisko – zaznacza Dariusz Wronikowski, dyrektor IT w Akademii Leona Koźmińskiego.
Chmura kontra (fizyczna) infrastruktura
Sektor edukacji od dłuższego czasu zdawał sobie sprawę z tego, że rozwiązania chmurowe są odpowiedzią na wiele wyzwań.
Dziś tempo i skala w jakiej innowacyjne uczelnie publiczne i prywatne decydują się na adaptację oprogramowania w modelu chmurowym są znacznie większe. Doświadczenie pandemii, którą sektorowi udało się przetrwać głównie za sprawą chmury, to oczywisty, lecz nie jedyny powód tego trendu.
Jednym z najistotniejszych czynników, które przemówiły za chmurą, stanowiło bezpieczeństwo. Ze względu na swoje położenie w niedalekiej odległości od Wisły, uczelnia musiała szczególnie zadbać o bezpieczeństwo dwóch serwerowni pod kątem zagrożenia zalaniem terenu, a także zapewnienia ciągłego zasilania bez względu na warunki zewnętrzne. Posiadanie dwóch serwerowni oznaczało również konieczność dublowania kosztów utrzymania każdego nowo wdrażanego systemu. Ulokowanie zasobów IT w chmurze pozwoliło uczelni zmniejszyć koszty ich utrzymania.
Drugim istotnym czynnikiem wpływającym na decyzję o migracji do chmury była możliwość dostosowania wykorzystywanych zasobów obliczeniowych do konkretnego zapotrzebowania, które zmieniało się w różnych okresach roku akademickiego.
– Branża edukacyjna charakteryzuje się tym, że musi zmierzyć się z kilkoma tzw. peakami, które wynikają z różnych procesów, takich jak rekrutacja czy obrona prac dyplomowych. Są to momenty, w których nasze systemy IT muszą obsłużyć dużo więcej procesów niż zazwyczaj. Mamy wtedy większe zapotrzebowanie na moc obliczeniową. Wcześniej to najwyższe zapotrzebowanie musieliśmy uwzględnić już na etapie planowania zakupu serwerów. Dzisiaj, korzystając z Microsoft Azure, możemy w elastyczny sposób dostosowywać się do aktualnej sytuacji, tak aby nasze systemy IT nie musiały pracować na najwyższych obrotach przez cały rok. A dzięki temu, że w modelu chmurowym płacimy tylko za wykorzystane zasoby, możemy również zoptymalizować koszty związane z ich utrzymaniem – dodaje Dariusz Wronikowski.
Trzecim czynnikiem decydującym o rezygnacji z fizycznej infrastruktury na rzecz modelu usługowego była możliwość nieograniczonego rozbudowywania zasobów w związku z dynamicznym rozwojem usług informatycznych, a co za tym idzie, rosnącymi potrzebami akademii. ALK, podobnie jak większość uczelni, mierzyła się z wyzwaniem utrzymania własnych, rosnących zasobów IT. Infrastruktura IT uczelni była przez lata rozbudowywana, by zaspokoić rosnące zapotrzebowanie na moc obliczeniową. Wiązało się to z ogromnymi kosztami i barierami technicznymi. Tymczasem rozwiązania chmurowe można dopasować do potrzeb i rozwijać w trakcie użytkowania.
– Nie jesteśmy w stanie przewidzieć, jaka ilość danych wpłynie do nas w ciągu najbliższego roku czy dwóch. Dodatkowo, wdrożenie polityki paperless w naszej uczelni, a co za tym idzie elektronicznego obiegu dokumentów, powoduje, że znacznie wzrastają nasze potrzeby względem przestrzeni dyskowej dla baz danych. A ponieważ w branży edukacyjnej wszelkie dokumenty muszą być przechowywane przez 50 lat, nasza infrastruktura informatyczna musi się zwiększać wraz z naszym rozwojem – mówi Dariusz Wronikowski.
Cały projekt migracji serwerów do chmury został zrealizowany w trzy miesiące – zakupiono infrastrukturę, zainstalowano oprogramowanie, zrobiono testy wydajnościowe i testy biznesowe. W czasie lockdownu do chmury przeniesiono także sale laboratoryjne uczelni – w chmurze Microsoft Azure szybko uruchomiono wirtualne stacje dla wszystkich studentów i każdy mógł korzystać ze swojego laboratorium, będąc w domu.
Siła partnerstwa
Cyfryzacja procesów edukacyjnych i administracyjnych w ALK oparta jest o moc obliczeniową płynącą z wirtualnych serwerów Microsoft Azure. Partnerem wdrożeniowym była firma Senetic, globalny dostawca rozwiązań i usług IT dla firm oraz instytucji publicznych, które chcą usprawnić realizację codziennych zadań przy pomocy intuicyjnego, cyfrowego ekosystemu. Firma Senetic to certyfikowany, międzynarodowy Partner Microsoft z aż 16 złotymi kompetencjami producenta. Senetic współpracuje z Akademią Leona Koźmińskiego od 4 lat, jest odpowiedzialna za powstanie sali do nauki hybrydowej oraz za cały proces migracji do chmury Microsoft Azure.
– Wszystkie nowe usługi, takie jak np. teczki studenta, tworzone są już w środowisku chmurowym – mówi Tomasz Stojek, Technical Services Director w Senetic. – Uczelnia rezygnuje z dokumentacji papierowej, dzięki czemu procesy są szybsze, ekologiczne i dużo bardziej elastyczne. Do lamusa odchodzą kolejki przed dziekanatem, stempelki, czy drukowanie wniosków, czego efektem jest dużo większy komfort oraz oszczędność czasu – dodaje Stojek.
Pewny start w chmurze
Akademia Leona Koźmińskiego jest jedną z pierwszych chmurowych uczelni w Polsce. Swoją podróż po wirtualnych przestworzach rozpoczęła już w 2012 roku, gdy jako pierwsza szkoła wyższa w naszym kraju całościowo wdrożyła Microsoft Office 365 Education dla wszystkich swoich studentów, słuchaczy studiów podyplomowych i MBA, a także pracowników naukowych i administracyjnych. W sumie, z narzędzi Microsoft w ALK korzysta ponad 10 000 osób, a każda z nich może pobrać oprogramowanie na wiele urządzeń, także tych prywatnych. Dzięki temu, społeczność uczelni może korzystać ze środowiska Microsoft poza murami szkoły, a także we własnym zakresie uczyć się narzędzi, których umiejętność wykorzystania będzie niezbędna w przyszłej pracy zawodowej.
Modelowe wdrożenie rozwiązań chmurowych Microsoft w Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie zostało uhonorowane tytułem „Uczelnia w Chmurze Microsoft”, które wyróżnia liderów cyfryzacji na polskim rynku edukacyjnym.
– Transformacja cyfrowa Akademii Leona Koźmińskiego to przykład modelowego myślenia o przyszłości i podejmowania odważnych decyzji, których korzyści widoczne będą przez wiele lat. Jako uczelnia kształcąca pokolenia, które decydować będą o naszej rzeczywistości, bierze na siebie ogromną odpowiedzialność przygotowania młodych ludzi do sprawnego funkcjonowania w coraz bardziej cyfrowym świecie. Oferując swoim studentom w pełni wirtualne środowisko wraz z szeregiem różnorodnych narzędzi, daje im najlepsze podstawy do startu na wymagającym rynku pracy. To wszystko nie odbyłoby się bez postawienia solidnych fundamentów, które służyć będą przez wiele lat. Jestem przekonana, że chmurowa podróż Akademii jest godna naśladowania nie tylko przez inne uczelnie czy szkoły, ale i przez biznes – mówi Barbara Michalska, dyrektor rynku edukacyjnego w polskim oddziale Microsoft.