80 proc. właścicieli i menedżerów w sektorze MŚP przyznaje, że inwestycje w narzędzia IT wspierają optymalizację procesów biznesowych. Niestety połowa z nich nie posiada żadnego planu cyfrowej transformacji swoich firm, a większość nie przewiduje zatrudnienia osoby specjalizującej się w analizie danych – to wnioski płynące z kolejnej odsłony dorocznego badania firmy Microsoft „Nowoczesne IT w MŚP 2016” realizowanego przez firmę badawczą Ipsos MORI.
Wśród kluczowych obszarów inwestycji szefowie firm wskazują na poprawę bezpieczeństwa informatycznego, zapewnienie narzędzi do bardziej efektywnej obsługi klientów oraz usprawnienie komunikacji między pracownikami.
MŚP bez planu cyfrowej zmiany
Badanie wskazuje, że wśród kadry zarządzającej w rodzimych firmach z sektora MŚP dominuje wysoka świadomość korzyści, jakie wynikają z zastosowania narzędzi informatycznych. Podkreśla to aż czterech na pięciu ankietowanych, którzy zgodzili się, że nowe technologie odgrywają kluczową rolę w optymalizacji procesów biznesowych. W tym przypadku bardziej pozytywnie oceniamy wpływ technologii na działanie i wydajność biznesu niż decydenci w firmach europejskich, gdzie średni odsetek potwierdzających tę opinię wynosi 72 proc. Wśród polskich menedżerów 57 proc. dostrzega wpływ cyfryzacji na tworzenie nowych źródeł przychodu dla swojego biznesu, a 67 proc. twierdzi, że narzędzia do analizy danych stanowią priorytet w odkrywaniu nowych obszarów biznesowego rozwoju. Jednocześnie jednak 84 proc. decydentów nie ma zamiaru zatrudnić osoby posiadającej umiejętności i specjalizującej się w zakresie analizy danych w ciągu najbliższych 12 miesięcy. Wydaje się więc, że mimo pozytywnego nastawienia do szeroko pojętej cyfryzacji, wśród polskich MŚP wciąż więcej jest tych, które nie mają kompleksowego planu cyfrowej transformacji swoich firm (43 proc.). Pozytywnie nastraja jednak fakt, że aż 37 proc. potwierdza, że posiada plan wprowadzania cyfrowych narzędzi i zwiększenia swojej konkurencyjności w oparciu o cyfryzację swoich procesów.
– Małe i średnie przedsiębiorstwa muszą sprostać dynamicznym przemianom wynikającym ze zmiany zachowań i nawyków konsumentów, nowych modeli biznesowych oraz wzrostu konkurencji. Transformacja w kierunku cyfrowego sposobu działania i optymalizacji procesów w oparciu o nowe technologie jest nieunikniona. Dlatego tak ważne jest, żeby firmy MŚP, w szczególności te małe, które najczęściej nie posiadają wykwalifikowanych specjalistów IT, zaczęły wdrażać technologie dla uzyskania przewagi cyfrowej – szybszego tworzenia ofert, skuteczniejszej promocji w sieci, lepszej reakcji na nowe zapytania klientów czy skuteczniejszej komunikacji z kontrahentami. Dzisiaj dostępne są rozwiązania IT w formie usług, które nie wymagają dużych nakładów inwestycyjnych, skomplikowanej wiedzy, ani tym bardziej czasochłonnego procesu wdrażania technologii. W oparciu o znane i przyjazne aplikacje, pracownicy i szefowie firm MŚP mogą dużo sprawniej realizować swoje zadania i cele oraz dużo efektywniej tworzyć wartość dla klienta końcowego – przekonuje Tomasz Dorf, z polskiego oddziału Microsoft, odpowiedzialny za segment MŚP.
Jedną z małych firm, które dokonały przemiany w kierunku cyfryzacji swojego biznesu jest ZEMO, które specjalizuje się w remontach jednostek pływających. Do najczęściej wykonywanych napraw należą m.in. prace elektromechaniczne i elektryczne oraz regeneracja maszyn i urządzeń okrętowych. – Nasza praca stała się bardziej efektywna. Obecnie możemy szybciej realizować poszczególne naprawy, dzięki czemu przyjmujemy więcej zamówień. Udało nam się skrócić czas potrzebny na realizację zlecenia o 70 proc. – tłumaczy Łukasz Nowak, manager projektu inwestycyjnego w ZEMO. – Pracownicy wysyłają zdjęcie lub konkretny link, dzięki czemu szybkość wymiany informacji wzrosła czterokrotnie – dodaje.
Początkowo nie wszyscy pracownicy byli entuzjastycznie nastawieni do zmian, obawiając się, że będą mieli przez to więcej pracy. – Najtrudniejszy był pierwszy krok i podjęcie decyzji o wprowadzeniu nowych technologii do codziennego życia naszej firmy. Gdy już wprowadziliśmy dokumenty w formie cyfrowej wszyscy docenili zalety tego rozwiązania – wyjaśnia Łukasz Nowak.
MŚP inwestuje w bezpieczeństwo i relacje z klientami
Według badania, polskie firmy planują inwestycje przede wszystkim w bezpieczeństwo zasobów informatycznych, na co wskazuje niemal ¾ badanych, oraz w usprawnianie relacji z klientami, co podkreśla z kolei 70 proc. respondentów. Inwestycje w poprawę komunikacji między pracownikami deklaruje 67 proc. uczestników badania, zaś w poprawę komunikacji między kluczowymi departamentami, takimi jak marketing, sprzedaż, serwis ponad połowa ankietowanych. W dalszej kolejności wśród celów inwestycyjnych z obszaru IT wskazywane są nakłady na ochronę danych oraz zapewnienie certyfikacji systemów (47 proc.) oraz systemy do analizy danych (43 proc.).
W świetle wyników badania „Nowoczesne IT w MŚP 2016”, cele inwestycyjne wszystkich badanych europejskich firm z sektora MŚP koncentrują się bardziej na narzędziach do obsługi klienta i współpracy w ramach zespołu niż na kwestiach bezpieczeństwa. W obszar ochrony informatycznej chce inwestować 43% respondentów, a poprawę obsługi klienta aż 70% ankietowanych przedstawicieli MŚP w firmach europejskich, czyli taki sam odsetek jak w Polsce.
Obszary inwestycji IT
Analizując opinie przedstawicieli sektora MŚP w Niemczech, skłaniają się oni przede wszystkim do lokowania inwestycji w obszar poprawy obsługi klientów (77%). W przypadku Holandii ten odsetek jest jeszcze wyższy i sięga 83%. Nasi zachodni sąsiedzi są mniej skłonni do inwestowania w technologie bezpieczeństwa, co deklaruje jedynie 43% firm. W analizowanym okresie najmniejsze kwoty na bezpieczeństwo przeznaczą firmy szwedzkie (jedynie 23%). Może to wskazywać na rozbieżności w stopniu zaawansowania cyfryzacji w poszczególnych krajach i opóźnieniach w polskich MŚP względem firm z innych krajów europejskich w zakresie bezpieczeństwa informatycznego. Nasuwa się wniosek, że podczas gdy firmy z bardziej zaawansowanych rynków, które już wcześniej poczyniły inwestycje w bezpieczeństwo, a obecnie koncentrują się na wykorzystaniu nowych technologii do poprawy konkurencyjności i poziomu świadczonych usług dla klienta, rodzime przedsiębiorstwa nadrabiają zaległości w tym aspekcie. Pozytywne jest jednak to, że mimo tego, dostrzegają konieczność inwestowania w technologie usprawniające procesy obsługi klienta.
– „Współczesny klient jest „królem”, czyli wykorzystując źródła cyfrowe określa swoje preferencje zakupowe oraz oczekuje wysokiej jakości obsługi, szczególnie w komunikacji i doradztwie. Zatem inwestycje w narzędzia informatyczne przestały być opcją, a stały się strategiczne jeśli chcemy osiągnąć sukces na rynku. Tak też inwestują firmy MŚP na najbardziej rozwiniętych rynkach świata, a więc lokują swoje inwestycje informatyczne właśnie w narzędzia podnoszące ich konkurencyjność, czyli lepszą (szybszą) obsługę klientów i długoterminową relację z nimi. W przypadku polskich firm ma to również wysoki priorytet i dodatkowo wyraźnie widać jeszcze większą koncentrację na lokowanie funduszy w obszar bezpieczeństwa. Rozwiązania do współpracy, komunikacji czy inteligentnej analityki w chmurze, takie jak Office 365, Dynamics CRM On-line czy Azure pozwalają obsługiwać klientów prawie w sposób doskonały, m.in. zgodnie z ich preferencjami i sezonowością zakupową, jednocześnie zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa i na bazie znanych aplikacji oraz przyjaznych interfejsów – podkreśla Tomasz Dorf.
Na przewagi rozwiązań w chmurze wskazuje przykład ZEMO, który podkreśla, że wdrożenie usług chmurowych Microsoft umożliwiło skatalogowanie danych oraz zachowanie ciągłości pracy. Pracownicy ZEMO mogą obecnie w łatwy sposób sprawdzić, jaka jest historia napraw w danej jednostce. Mechanicy wykonują zdjęcia starej części przed demontażem, a następnie fotografują nowo zamontowany element, dzięki czemu każdy kto przystępuje do kolejnej naprawy dysponuje kompletem informacji.
– Nasi klienci oczekują szybkich napraw. Chcąc wyjść naprzeciw ich oczekiwaniom musimy jak najlepiej zorganizować naszą pracę. Urządzenia mobilne wyposażone w usługi chmurowe oferują olbrzymie możliwości. Nieskorzystanie z nich byłoby wręcz nierozsądne – podsumowuje Łukasz Nowak.