Przedsiębiorstwa, także te z sektora MŚP, operujące w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu biznesowym, stale szukają sposobów usprawnienia działania. Obecnie coraz więcej firm korzysta z narzędzi cyfrowych, które nie tylko ułatwiają pracę w biurze, ale także pozwalają realizować obowiązki służbowe poza nim. Zdalny dostęp do poczty, kalendarzy oraz firmowych plików to coraz częściej nasze oczekiwanie, standard, do jakiego dążymy, który prowadzi do zdecydowanej poprawy naszej pracy.
Zachmurzenie w polskich firmach rośnie
Każda rozwijająca się firma musi stawić czoła coraz większej ilości danych, tym samym wprowadza kolejne narzędzia i aplikacje ułatwiające ich przetwarzanie i zarządzanie. Przechowywanie informacji na firmowym serwerze wiąże się ze znacznymi nakładami na infrastrukturę a także jej późniejszą administrację i zapewnienie bezpieczeństwa.
– Działalność naszej firmy opiera się przede wszystkim na przetwarzaniu informacji. Chcieliśmy znaleźć rozwiązanie, które jednocześnie pozwoli skutecznie zabezpieczyć dane i umożliwi pracownikom szybki i łatwy do nich dostęp, a z drugiej strony nie obciąży znacząco naszego budżetu – mówi Małgorzata Tylec-Gusakov, prezes zarządu FIT Specialist Recruitment.
Dodatkowo, pracownicy coraz częściej oczekują zdalnego dostępu do firmowych danych, aby móc sprawniej realizować zadania także wtedy, kiedy nie są obecni w biurze.
Tradycyjny sposób utrzymywania infrastruktury w przedsiębiorstwach coraz częściej ustępuje miejsca usługom chmurowym. Według badań PWC, już 30% firm w Polsce korzysta z oprogramowania w modelu chmury obliczeniowej[i]. Jednocześnie 74% przedstawicieli polskiego sektora MŚP przyznaje, że możliwość realizacji zadań z dowolnego miejsca, a także pełny dostęp do firmowych danych, poczty i kalendarza ma znaczący wpływ na wydajność ich pracy.[ii]
Chmura przynosi wymierne korzyści
Decydując się na ten krok, przedsiębiorcy mogą liczyć m.in. na bezpieczny dostęp z dowolnego miejsca do formowych aplikacji i plików. Chmura oferuje również przedsiębiorstwom z sektora MŚP udogodnienia z zakresu:
- Bezpiecznego dostępu do firmowych danych i aplikacji z dowolnego miejsca. Ma to szczególne znaczenie w przypadku, kiedy część zespołu pracuje poza biurem. Warto wtedy skorzystać z usługi bezpiecznego łączenia się z firmowymi zasobami informatycznymi – VPN (Virtual Private Network).
– Część naszego zespołu to młode, ambitne mamy. Chcieliśmy, aby mogły współpracować z nami przy różnych projektach, dlatego musieliśmy zastanowić się nad rozwiązaniem, które pozwoli im pracować z domu. Teraz, przy użyciu VPN, mają wygodny i bezpieczny dostęp do danych firmy – mówi Marcin Drutel, właściciel firmy 3D Plan.
- Stałego backupu oraz stosowania mechanizmów zapewniających ciągłość pracy serwerów. Zaawansowane mechanizmy automatycznego tworzenia kopii zapasowych (zarówno plików, jak i konfiguracji całych serwerów) przeciwdziałają sytuacji awaryjnej, w której dane mogłyby zostać utracone.
– Wcześniej wszystkie informacje na temat napraw przechowywaliśmy w segregatorach, które czasem gubiły się lub niszczyły. Możemy skupić się na naszej pracy, bo wszystkie potrzebne informacje są nie tylko łatwo dostępne, ale i bezpieczne – podsumowuje wykorzystanie technologii w chmurze Łukasz Nowak, manager projektu w firmie ZEMO.
- Łatwego zarządzania zespołem, którego członkowie korzystają z danych firmowych oraz aplikacji. Z pomocą odpowiedniego oprogramowania można w łatwy sposób dodawać kolejnych użytkowników i zarządzać ich tożsamościami, hasłami i zakresem dostępu.
– Nowe rozwiązania ułatwiły nam zarządzanie i kontrolę nad naszymi projektami. Możemy łatwiej przydzielać zadania i zakres dostępu. Dzięki usłudze Office 365, pracownicy mogą o 20-30% szybciej tworzyć projekty i koncentrować się na pracy koncepcyjnej – dodaje Marcin Drutel.
Biznes w modelu cloud
Jedną z firm z sektora MŚP, która wprowadziła rozwiązania chmurowe dla optymalizacji procesów operacyjnych jest BHP Consulting. Właścicielom zależało na uniknięciu przestojów i awarii infrastruktury IT, a także na usprawnieniu komunikacji wewnętrznej. Wdrażając usługę Office 365, firmie udało się nie tylko poprawić współpracę w ramach zespołu (m.in. dzięki poczcie elektronicznej oraz sieci społecznościowej Yammer), ale także m.in. umożliwić synchronizację kalendarzy, dzięki czemu specjaliści BHP mogą pracować znacznie efektywniej. Narzędzia cyfrowe mają kluczowe znaczenie w zarządzaniu personelem w przedsiębiorstwie, którego struktura jest rozproszona geograficznie.
– Zdecydowana większość z blisko 40 naszych pracowników spędza niemal cały tydzień poza biurem, prowadząc szkolenia i warsztaty BHP. Dzięki chmurze oszczędzamy mnóstwo czasu i energii, które wcześniej pochłaniała nam koordynacja i organizacja pracy oraz komunikacja pomiędzy osobami zaangażowanymi w poszczególne projekty – mówi Agnieszka Brykała, Właściciel firmy BHP Consulting.
Firma decydując się na outsourcing usług i przeniesienie danych do chmury, oszczędza środki, które mogą być przeznaczone chociażby na wzmacnianie kluczowych obszarów dla rozwoju spółki.
– Główną zaletą programów dostępnych w modelu SaaS (Software as a Service) jest łatwość ich wykorzystania. Są one dostępne zarówno z poziomu przeglądarki na dowolnym komputerze, jak i na urządzeniach przenośnych – smartfonach, tabletach czy urządzeniach 2w1. W przypadku usługi Office 365 dotyczy to także systemów mobilnych iOS czy Android. Model ten umożliwia nie tylko łatwą i nieograniczoną pracę na wspólnych dokumentach, ale także bardzo zapewnia wygodny dostęp do firmowych plików, np. daje konsultantowi możliwość zerknięcia do cennika, czy prezentacji w czasie spotkania – mówi Barbara Michalska, Product Manager Office 365.
[i] PwC, W obronie cyfrowych granic, Styczeń 2016