Wzrost znaczenia mobilności w codziennym życiu wywiera znaczący wpływ na portret pracowników małych i średnich firm. Coraz szersze wykorzystanie smartfonów i tabletów, a także usług w chmurze, które dają bezpieczny dostęp do firmowych zasobów i danych, zaciera wyraźną dotychczas granicę pomiędzy czasem przeznaczonym na sprawy prywatne i obowiązki służbowe. Tradycyjnie utarty model pracy zza biurka między 9 a 17 odchodzi bezpowrotnie do lamusa.
Coraz chętniej wybieramy elastyczne rozwiązania, które pozwalają nam swobodnie łączyć obowiązki służbowe z prywatnymi. W rezultacie zdalny styl pracy pomaga nam zwiększać produktywność, zapewniając dodatkowy czas na sprawy prywatne.
Główne wyniki badań:
- 26 proc. osób biorących udział w badaniu przyznało, że ich najlepsze pomysły dotyczące kwestii zawodowych pojawiły się, kiedy przebywali w domu.
- 49 proc. respondentów przyznaje się otwarcie do korzystania z bankowości on-line wczasie pracy, a 26 proc. osób robi w tym czasie zakupy przez Internet.
- 63 proc. menedżerów aprobuje załatwianie prywatnych spraw w pracy, o ile nie koliduje to w żaden sposób z realizacją ich zadań służbowych.
- 55 proc. otwarcie przyznaje, że technologie mobilne pozwalają nie tylko oszczędzać czas, ale także wpływają na ich produktywność.
Rewolucja w kalendarzu
Ponad jedna czwarta polskich pracowników z sektora MŚP (26 proc.) biorących udział w badaniu „Nowoczesne IT w MŚP 2015” przeprowadzonym przez Ipsos MORI na zlecenie Microsoft, przyznała, że na najlepsze pomysły dotyczące kwestii zawodowych wpadli, kiedy przebywali w domu. Tylko 14 proc. stwierdziło, że stało się to podczas obecności w biurze. Tyle samo doznało „olśnienia” w drodze do pracy. W przypadku 10 proc. respondentów najlepsze pomysły pojawiły się podczas snu.
Coraz wyższy poziom adopcji urządzeń przenośnych (urządzeń 2 w 1, tabletów czy smartfonów) a także wprowadzanie do firm polityki BYOD (Bring Your Own Device), zakładającej możliwość wykorzystania prywatnych urządzeń do realizacji zadań zawodowych, wprowadzają stopniowo istotne zmiany w podejściu do standardu dnia pracy. Czas przeznaczony na realizację obowiązków służbowych przeplata się z tym, który poświęcany jest na załatwianie spraw prywatnych.
W myśl zasady, że najlepsze pomysły przychodzą nam do głowy, kiedy jesteśmy zrelaksowani, pracownicy coraz chętniej wykorzystują wolne chwile na sprawy zawodowe. Jak wynika z badania, pracownicy zdecydowanie częściej deklarują chęć realizowania obowiązków służbowych poza biurem. 22 proc. respondentów przyznaje, że zajmuje się sprawami zawodowymi tuż przed snem, a 16% respondentów robi to z samego rana, jeszcze przed wyjściem do pracy. Co dziesiąty uczestnik badania oddaje się pracy podczas podróży środkami transportu publicznego.
„Prywata” w pracy… za zgodą przełożonych
Przyzwolenie na pracę poza godzinami ma jednak swoje drugie oblicze, bo analogicznie w godzinach pracy często oddajemy się sprawom prywatnym. Granica między tymi dwiema sferami ulega dalszemu zatarciu. Wspomniane wcześniej badanie pokazuje, że pracownicy z małych i średnich firm w wielu przypadkach wykonują niektóre zadania prywatne w trakcie godzin pracy. 49 proc. respondentów przyznaje się otwarcie do korzystania z bankowości elektronicznej w czasie pracy, 42 proc. odwiedza strony internetowe niezwiązane z ich obowiązkami. Dodatkowo, 26 proc. osób biorących udział w badaniu przyznaje się do robienia w tym czasie zakupów przez Internet. Wyniki te jasno pokazują zmianę podejścia do klasycznego dnia roboczego, która towarzyszy upowszechnieniu się technologii mobilnych i łatwości dostępu do naszych zasobów, nie tylko w komputerze, ale także z poziomu smartfona czy tabletu.
Co istotne, ankietowani przyznali, że 63 proc. ich menedżerów aprobuje taki model zachowania, o ile nie koliduje on w żaden sposób z realizacją ich zadań służbowych. Zaledwie 15 procent ankietowanych zadeklarowało, że w ich firmach takie zachowanie nie jest akceptowane. Co ciekawe, tylko jeden na dziesięciu (9 proc.) menedżerów nie zdaje sobie sprawy, że jego pracownicy załatwiają prywatne sprawy w godzinach pracy.
– Rozwój technologii opartych o chmurę obliczeniową powoduje, że pracownicy mają bezpieczny dostęp do służbowych plików w zasadzie z dowolnego miejsca i o dowolnym czasie. Dzięki temu mogą oni realizować powierzone zadania nie tylko w czasie fizycznej obecności w biurze. Wystarczy, że mają przy sobie urządzenie mobilne, na przykład Windows tablet z usługą Office 365 albo CRM Online i mogą w pełni wydajnie zrealizować swoje zadania służbowe, niezależnie od tego czy są właśnie w podróży pociągiem czy też wyszli z biura na wywiadówkę dziecka – mówi Przemysław Szuder, dyrektor działu Small & Medium Business Solutions and Partners w Microsoft.
Technologiczna świadomość rośnie
Ankietowani przedstawiciele sektora średnich i małych przedsiębiorstw zgodnie przyznają, że rozwój technologii wyraźnie sprzyja ich pracy. 55 proc. otwarcie przyznaje, że technologie mobilne pozwalają nie tylko oszczędzać czas, ale także wpływają na ich produktywność. 22 proc. przyznaje także, że inwestycje firm w nowoczesne rozwiązania IT zwiększyłoby satysfakcję pracowników.
Posiadanie oraz wykorzystywanie urządzenia mobilnego nie tylko w celach prywatnych staje się codziennością. Firmy zapewniają swoim pracownikom odpowiednie oprogramowanie, dbając o kwestie bezpieczeństwa floty urządzeń, na których wyświetlane są służbowe dane. Jednym z takich przedsiębiorstw jest Grecos Holiday, które plasuje się w gronie najbardziej rozpoznawalnych marek w polskiej branży turystycznej. Firma musi szczególnie dbać o bezpieczeństwo zgromadzonych danych. Dzięki pracy w oparciu o chmurowe rozwiązanie Office 365, Grecos Holiday pozostaje właścicielem zgromadzonych danych, które są chronione przy użyciu najnowszych technologii i międzynarodowych norm, a ponadto nie są skanowane w celach reklamowych. Nie bez znaczenia pozostaje też zagwarantowana wysoka dostępność usługi na poziomie 99,9% i wykonywanie kopii zapasowych w trybie ciągłym.
– W przypadku pożaru lub innego nagłego zdarzenia losowego nie ma ryzyka przerwania ciągłości biznesowej. Dokonujemy zakupu nowych komputerów i otrzymujemy natychmiastowy dostęp do naszych danych, bez potrzeby czasochłonnych instalacji. Dla działalności usługowej, w której przewagę uzyskuje się często właśnie dzięki sprawnej i szybkiej komunikacji i obsłudze klienta ma to kluczowe znaczenie – powiedział Wojciech Skoczyński, prezes Grecos Holiday.
Usługa Office 365 daje nie tylko możliwość w pełni efektywnej pracy zdalnej – dostępu do poczty elektronicznej, aplikacji Office, nawet na smartfonie, ale przede wszystkim gwarantuje bezpieczeństwo pracy. Office 365 uzyskało liczne certyfikaty zawiązane z bezpieczeństwem oraz ochroną prywatności np. ISO 27001 i ISO 27018, które potwierdzają spełnienie najbardziej wymagających standardów ochrony.
– Polskie MŚP odkrywają korzyści płynące z pracy zdalnej. Warto pamiętać, że urządzenia mobilne to zaledwie pierwszy krok, najważniejszy jest dostęp do istotnych z punktu widzenia biznesu danych, systemów, aplikacji, dzięki rozwiązaniom chmurowym. Usługa Office 365 jest odpowiedzią na tę potrzebę i sprawia, że użytkownik ma przy sobie na stałe przenośne biuro. Dzięki temu ma swobodny dostęp nie tylko do firmowej poczty, ale także wszystkich dokumentów, arkuszy czy prezentacji. Umożliwia mu to pracę z dowolnego miejsca, także wtedy, kiedy ma najlepsze pomysły, a niekoniecznie siedzi przy biurku – mówi Przemysław Szuder z Microsoft.