Największy autoryzowany dealer samochodów w woj. lubuskim został pionierem cyfryzacji w swojej branży w zakresie wykorzystania technologii chmurowej oraz zastosowania rozwiązania Azure Virtual Desktop. Grupa Gezet, bo o niej mowa, sprzedaje 4 tys. aut rocznie i zapewnia kompleksową obsługę pojazdów, oferując przy tym takie marki aut jak Suzuki, Opel, Mitsubishi, Jeep, Honda, Ford, Fiat i inne. Na wykorzystaniu technologii chmury korzysta zarówno firma, jak i jej pracownicy, a także klienci firmy.
To pionierski projekt w branży. Decyzja migracji do chmury podyktowana była chęcią zabezpieczenia danych przed utratą, czego firma doświadczyła wcześniej, pod koniec 2019 roku.
– Utraciliśmy dane z około tygodnia i musieliśmy je odtwarzać, ręcznie wprowadzając do systemów – mówi Łukasz Krześniak, Dyrektor Zarządzający w Grupie Gezet. – Na szczęście czas, z którego utraciliśmy dane, nie był długi, więc dało się je odtworzyć. Tym niemniej to doświadczenie przekonało nas, że nigdy więcej nie możemy sobie pozwolić na tego typu wypadek i musimy zmodernizować nasz system IT. Zaczęliśmy więc szukać rozwiązania, które zapewni bezpieczeństwo firmowych danych i uchroni przed ich utratą w przyszłości.
Grupa Gezet wdrażając obok Microsoft 365 również Azure Virtual Desktop zapewniła nie tylko bezpieczeństwo, ale także zdalny dostęp do swojej infrastruktury IT, czyli systemów dziedzinowych czy systemów ERP. Dzięki czemu pracownicy mogą obsługiwać klientów firmy z dowolnego urządzenia i miejsca mając zawsze dostęp do wszystkich potrzebnych danych.
Sposób na trudności
Rozwiązanie wdrożone przy wsparciu firmy ITS Systemy Informatyczne, okazało się być nowatorskie, ponieważ dotąd nikt w Polsce nie przenosił do chmury systemów dziedzinowych, z których korzystają poszczególne oddziały Grupy Gezet w swej codziennej pracy. Systemów tych jest ok 15.
– Wyzwaniem dla nas jako firmy wdrażającej rozwiązanie chmurowe, było doprecyzowanie kwestii zależności pomiędzy wszystkimi tymi systemami i przetestowanie, czy w środowisku Azure Virtual Desktop będą one sprawnie pracować i współpracować ze sobą – przyznaje Rafał Studnicki, Cloud Engineer z ITS Systemy Informatyczne. – Jednak po serii testów, gdzieś pod koniec 2020 roku, wiedzieliśmy już, że zaproponowane przez nas rozwiązanie się sprawdzi.
– Nasza firma stała się dzięki wprowadzonemu rozwiązaniu w 100 procentach cloudowa – przyznaje Łukasz Krześniak. –To daje nam zarówno poczucie, że nasze dane są bezpieczne w chmurze, a także umożliwia znacznie sprawniejsze działania wszystkich pracowników na co dzień, szczególnie w specyficznych warunkach, jakie stworzyła pandemia.
Biuro z dowolnego miejsca
Grupę Gezet tworzą trzy oddziały. W Zielonej Górze mieszczą się w dwóch budynkach, w Szczecinie w trzech, w Gorzowie Wielkopolskim zaś aż w siedmiu. Łącznie firma zatrudnia ok. 450 osób, z czego 250 to pracownicy biurowi. Dzięki Azure Virtual Desktop każda z tych 250 osób może mieć swój warsztat pracy, swoje „biurko” zawsze przy sobie.
– Wirtualne desktopy towarzyszą nam przez cały dzień pracy. Tam są nasze systemy dziedzinowe i inne aplikacje, na których pracujemy przy szeregu obowiązków, od obsługi napraw pojazdów, poprzez zarządzanie magazynem, przygotowywaniem i kontrolowaniem budżetów i działaniami na różnych dokumentach firmowych – przyznaje Łukasz Krześniak.
– Azure Virtual Desktop to rozwiązanie, dzięki któremu pracownicy mogą mieć zawsze pod ręką wszystko, czego potrzebują do pracy, zarówno w biurze, jak i w podróży czy u klienta, albo pracując w trybie home office. Wystarczy podłączenie do sieci. Dużym ułatwieniem jest także możliwość współdzielenia dokumentów i wspólnej pracy nad nimi, dzięki czemu zespoły nie muszą wiele razy upewniać się np., że wykorzystują najświeższą, ostatnio zmodyfikowaną wersję – mówi Krzysztof Łukaszewski, odpowiedzialny za Microsoft Azure w polskim oddziale firmy.
Ponad podziałami
Duża liczba pracowników ulokowanych w wielu budynkach w trzech różnych miastach to wyzwania w zakresie komunikacji wewnątrzfirmowej, szczególnie podczas pandemii. Do tego firma w tym szczególnym czasie wprowadziła politykę utrzymania dystansu między pracownikami w poszczególnych budynkach. Na sprawną komunikację w Grupie Gezet pozwolił więc wdrożony w tym czasie Microsoft Teams, który także jest używany do codziennej pracy. Podobnie ograniczony został ruch klientów w salonach sprzedaży.
– Przed 2020 rokiem w celu zakupu auta nabywca odwiedzał salon około pięciu, czasem sześciu razy. Tymczasem podczas pandemii te wizyty udało nam się ograniczyć nawet do zaledwie jednej, w celu wydania auta. Dzięki wdrożonym rozwiązaniom wszystkie kwestie związane z procesem zakupu możemy bowiem załatwić online, zaczynając od przedstawienia oferty, poprzez obszar finansowania zakupu, aż po zawarcie polisy ubezpieczenia – mówi Łukasz Krześniak.
Dynamika biznesu
Proces wdrażania w firmie nowych rozwiązań IT nie może powodować żadnych przestojów czy tracenia okazji biznesowych. Dlatego, kiedy nadarzała się okazja, Grupa Gezet, mimo zaawansowanego etapu transformacji cyfrowej, zdecydowała się w 2020 roku na przejęcie spółki ze swojej branży. Integrację systemów ułatwiło wykorzystywanie modelu chmurowego opartego na Microsoft Azure. Dzięki temu elastycznie można zmniejszać i zwiększać potrzebną moc obliczeniową i zarządzać dostępem pracowników do poszczególnych aplikacji.
– Dla poszczególnych działów czy grup pracowników stworzyliśmy odpowiednie polityki bezpieczeństwa, które określają, do jakich zasobów mają uprawnienia osoby w danym dziale czy danej grupie – mówi Rafał Studnicki. – Centralne zarządzanie kontami użytkowników w Microsoft Azure pozwala na ujednolicenie identyfikacji i kontrolę dostępu do zasobów firmy. -To doskonały system zabezpieczeń, szczególnie podczas pracy w modelu BYOD (model Bring Your Own Device, kiedy to pracownicy firmy w ramach swoich zadań działają na prywatnych komputerach, smartfonach czy innych urządzeniach), który pozwala szybko i sprawnie zarówno podłączyć nowego pracownika, jak i wyłączyć w chwili, kiedy rezygnuje z pracy. To zaś chroni zasoby firmy przed nieuprawnionym dostępem.
Cyfrowa podróż
Dziś Grupa Gezet jest pionierem cyfryzacji w swojej branży. Korzysta ze swoich danych w sposób bezpieczny, szybciej reaguje na zmiany rynkowe i oczekiwania klientów, a pracownikom oferuje elastyczny model pracy. Na pytanie, czy jeszcze raz wsiadłby do auta marki cyfryzacja i ruszył w podróż autostradą w stronę chmury, Łukasz Krześniak zdecydowanie odpowiada: – Tak! Bo dziś nie ma innego rozwiązania, które mogłoby zapewnić nam wszystkie te atuty na raz.