Elektroniczny obieg dokumentów, lepsza komunikacja z mieszkańcami i konferencje online – to tylko niektóre z funkcji Office 365, z których mogą korzystać urzędy administracji publicznej. Od września dostęp do usługi ma szerszy zasięg i jest o wiele prostszy dzięki licencjonowaniu grupowemu. Z rozwiązań Microsoft już teraz korzystają m.in. Urząd Miasta Częstochowy oraz Małopolski Urząd Wojewódzki. Instytucje administracji publicznej coraz częściej poszukują sposobów na
oszczędność czasu, zmniejszenie kosztów oraz na skuteczne i szybkie załatwianie spraw mieszkańców. Odpowiedzią na to może być Office 365. Jest to chmurowa usługa Microsoft, która na zasadzie subskrypcji zapewnia – w dowolnym czasie i z dowolnego urządzenia – dostęp do wybranych aplikacji, oferujących urzędom nowoczesne możliwości i rozwiązania do komunikacji.
Od 1 września 2013 roku instytucje administracji publicznej, posiadające 5 komputerów i więcej, mogą nabyć Office 365 w licencjonowaniu grupowym w programie Open License. Oferta ta jest dużym udogodnieniem szczególnie dla niewielkich placówek.
Wraz z Office 365 w licencjonowaniu grupowym urzędy otrzymują:
- Office ProPlus – oprogramowanie do pracy biurowej, w zakres którego wchodzą znane aplikacje, takie jak Word, Excel, PowerPoint, OneNote i wiele innych.
- Exchange Online – poczta e-mail, kalendarz i kontakty w chmurze, z zawsze aktualną ochroną przed złośliwym oprogramowaniem.
- SharePoint Online – usługa umożliwiająca tworzenie witryn do udostępniania dokumentów i informacji współpracownikom, kontrahentom, mieszkańcom oraz innym jednostkom administracji publicznej.
- Lync Online – komunikator do wymiany wiadomości błyskawicznych oraz organizacji spotkań online i wideokonferencji w jakości HD, w czasie których użytkownicy mogą współdzielić dokumenty i udostępniać pulpity innym uczestnikom spotkania.
Korzystanie z usługi Office 365 nie wymaga wdrożenia ani zakupu dodatkowych urządzeń, przekłada się natomiast na ważne dla płynności pracy urzędów obszary: elektroniczny obieg dokumentów, masową komunikację z mieszkańcami i konferencje online w placówkach.
Elektroniczny obieg dokumentów – SharePoint Online
Urzędy i jednostki administracji publicznej borykają się z problemami związanymi z obiegiem dokumentów, który często funkcjonuje jednocześnie w formie papierowej i elektronicznej. Ważnym elementem pracy placówek jest także potrzeba zebrania dużej liczby podpisów na jednym dokumencie. Aspekty te wiążą się z potrzebą efektywnego zarządzania czasem, kosztami infrastruktury oraz zarządzania ryzykiem – np. archiwizacją dokumentów.
Dzięki usłudze SharePoint instytucje mogą tworzyć w chmurze wspólną bazę bibliotek dokumentów, formularzy, raportów oraz analiz. Pozwala to na uporządkowanie i przyspieszenie przepływu dokumentów i informacji. Ponadto nad tym samym plikiem może pracować wiele osób jednocześnie – będą one miały dostęp do wprowadzanych zmian w czasie rzeczywistym. Usługa Microsoft umożliwia także publikowanie informacji z dowolnej aplikacji Office i udostępnianie ich pracownikom urzędu lub użytkownikom z zewnątrz (np. mieszkańcom), nawet przy użyciu telefonu komórkowego lub tabletu.
– Dzięki zastosowaniu platformy, której głównym elementem jest Microsoft SharePoint, uzyskaliśmy stały i szybki dostęp do informacji finansowych. To sprawia, że pracujemy znacznie efektywniej – przyznaje Tomasz Salachna, Kierownik Centrum Normalizacji Danych, Urzędu Miasta Częstochowy.
Oprogramowanie Microsoft pozwala także na kontrolowanie, czy wszystkie zaangażowane w daną sprawę osoby złożyły podpis cyfrowy na odpowiednim dokumencie. Istnieje ponadto możliwość włączenia alertu w postaci wiadomości e-mail, informującej o potrzebie złożenia podpisu. W zależności od potrzeb podpisy mogą być składane w przydzielonej kolejności lub przez wszystkie osoby jednocześnie.
Masowa komunikacja z mieszkańcami – Exchange
Usługa Exchange gwarantuje urzędom sprawny kontakt z mieszkańcami m.in. dzięki zautomatyzowanej korespondencji seryjnej. Pozwala to na stały kontakt w sytuacjach codziennych (przerwa w dostawie mediów, remonty dróg, itd.) i wyjątkowych (nagłe zagrożenie), umożliwia również spełnienie wymogów prawnych dotyczących informowania mieszkańców gmin.
Ponadto usługa Exchange pozwala na bezpieczne przechowywanie wszystkich ważnych danych w jednym miejscu. Archiwum lokalne oraz skrzynki pocztowe o pojemności 25 GB umożliwiają użytkownikom przechowywanie wiadomości e-mail w głównej skrzynce pocztowej lub archiwizowanie ich. Dodatkowo użytkownicy mogą połączyć wszystkie swoje kontakty z różnych sieci w jedną listę kontaktów – usługa wyszuka te same osoby w różnych sieciach i skonsoliduje ich dane na wspólnych kartach kontaktu, co pozwali uniknąć niepotrzebnego powielania informacji. Exchange wspiera również pracę projektową pracowników urzędu, m.in. dzięki współdzieleniu kalendarzy oraz opcji zarządzania kalendarzami personelu.
– Od kilku lat wykorzystujemy system pracy grupowej Exchange 2000 i jesteśmy z niego zadowoleni. Dzięki niemu oraz dzięki programowi Microsoft Outlook udało nam się uczynić pocztę elektroniczną podstawowym medium komunikacji w Urzędzie. Intensywnie wykorzystywana jest usługa Outlook Web Access – jeśli trzeba, nasi urzędnicy potrafią pracować także z domu! – Łukasz Łakomski, Zastępca Dyrektora ds. informatyki w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim.
Konferencje online w urzędzie – Lync
Usługa Lync to przede wszystkim usprawnienie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej dla urzędów. Narzędzie Microsoft gwarantuje bezpieczną komunikację w dowolnym momencie z dowolnego miejsca i urządzenia połączonego z Internetem. Dzięki temu wszyscy użytkownicy mają możliwość szybkiego i skutecznego porozumiewania się przy użyciu różnych form komunikacji – np. wiadomości błyskawicznych, połączeń wideo i spotkań online. Narzędzie umożliwia nawiązywanie połączeń audio i wideo, w tym szkoleń i konferencji, z innymi użytkownikami programów Lync i Skype – ze współpracownikami, jednostkami nadrzędnymi, mieszkańcami oraz z innymi jednostkami na poziomie lokalnym.
Usługa Lync to także sprawna obsługa głuchoniemych klientów urzędu, pomocna przy spełnianiu wymogów obsługi głuchoniemych zgodnie z Ustawą z dnia 19 sierpnia 2011 r. o języku migowym i innych środkach komunikacji. Dzięki rozwiązaniu Microsoft możliwa jest organizacja trzystronnego połączenia wideo w jakości HD, w którym będą uczestniczyli: pracownik urzędu, głuchoniemy oraz tłumacz języka migowego pracujący zdalnie z dowolnego miejsca.