Sprawniejsza praca z każdego miejsca, lepsza współpraca pomiędzy pracownikami a zespołami, a także modernizacja architektury IT przy jednoczesnym obniżeniu kosztów – to argumenty, które zdecydowały o wdrożeniu Office 365 w AmRest Holding SE, największej niezależnej firmie prowadzącej sieci restauracji w Europie Środkowo-Wschodniej.
Z nowego rozwiązania korzystać będą pracownicy na każdym szczeblu organizacji zarówno w biurach, jak i poszczególnych restauracjach; również ci, którzy wykonują swoje obowiązki zdalnie.
AmRest Holding SE prowadzi obecnie 803 restauracje i zatrudnia ok. 20 tysięcy pracowników. To złożona organizacja, której operacje realizowane są w znaczącej mierze poza centralą firmy. Dlatego też rozwiązania technologiczne muszą sprostać nie tylko wymogom w obszarze architektury IT i optymalizacji kosztów, ale również wyzwaniom pracy mobilnej.
– Szukaliśmy rozwiązania, które całościowo zaadresuje kwestie operacyjne, architektury IT i jednocześnie pozwoli obniżyć koszty. Dodatkowo zależało nam na tym, żeby wybrana technologia wspierała zaangażowanie pracowników i ułatwiała sprawną interakcję między nimi. Office 365 wypadł w testach najlepiej, oferował też najlepszą integrację z rozwiązaniami od innych dostawców – powiedział Piotr Orłowski, CIO AmRest.
Pod względem operacyjnym nowe rozwiązanie na bazie Office 365 ma za zadanie poprawić osobistą efektywność pracowników i zaproponować im przyjazny, znany interfejs. Dzięki temu, że jest to usługa w chmurze, pracownicy mogą mieć dostęp do firmowych zasobów i plików z wielu urządzeń, również mobilnych, takich jak tablety i smartfony. To oznacza możliwość pracy praktycznie z każdego miejsca, o dowolnej porze i pozwala bardziej elastycznie zarządzać czasem pracownika i równowagą pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym. Funkcjonalnie Office 365 zastąpi także dotychczasowe rozwiązania on-premise w restauracjach i łączność przez VPN, pozwalając w bezpieczny sposób na bieżąco przesyłać dane i raporty w dogodnych formatach.
– Dotychczasowe rozwiązania wymagały od pracowników wykonania szeregu czasochłonnych czynności w celu zapewnienia bezpiecznego połączenia, a dodatkowo możliwe to było tylko, gdy znajdowali się w placówce firmowej. Również możliwości generowania raportów w popularnych formatach takich jak .pdf były ograniczone. W wyniku analizy dostępnych rozwiązań Office 365 okazał się być najbardziej przyjazny dla personelu restauracji. Pozwala też łatwiej zarządzać danymi w całej firmie, co pozytywnie wpłynie na szybkość i trafność podejmowanych decyzji biznesowych – powiedział Mikołaj Grencel, Szef działu infrastruktury IT w AmRest.
Office 365 pomoże również poprawić współpracę w zespołach, dzięki możliwości pracy wielu osób nad jednym dokumentem w czasie rzeczywistym. Ma również pomóc w usprawnieniu komunikacji pomiędzy pracownikami a zespołami, co umożliwią usługi takie jak Yammer czy Sharepoint, które pozwalają stworzyć firmową platformę społecznościową. Celem firmy jest wspieranie kultury dzielenia się wiedzą i dokumentami w całej organizacji.
– Jesteśmy ogromną firmą o dużym rozproszeniu, co niesie za sobą wyzwania w warstwie komunikacji między pracownikami oraz ich zaangażowania w sprawy firmy. Dzięki platformie korzystającej z mechanizmów społecznościowych każdy pracownik będzie miał dostęp do wiedzy i wsparcia od kolegów z całej firmy w przystępnej formie. To, że nowa platforma jest zintegrowana z narzędziami Office 365, ma szansę sprawić, że pracownicy szybko się do niej przekonają i zaczną korzystać z niej w naturalny sposób każdego dnia – powiedział Paweł Szczepaniak, Menedżer projektu Office365 w IT AmRest.
Szeregu korzyści z Office 365 upatruje również dział IT. Nowe rozwiązanie pozwoli uprościć architekturę IT i skonsolidować istniejące zasoby. Kompleksowość usługi oraz model chmurowy pozwalają zapewnić bezpieczeństwo połączeń i wrażliwych danych, co oznacza możliwość rezygnacji z dotychczasowych rozwiązań typu VPN czy antywirusy i antyspam. Jednocześnie jest łatwo skalowalne i oferuje integrację zarówno z technologiami Microsoft, jak i innych dostawców. Te możliwości przełożą się na większą sprawność i oszczędności.
– Microsoft przykłada ogromną wagę do zgodności swoich usług chmurowych z przepisami Unii Europejskiej i nie tylko, co daje nam pewność, że stosowane rozwiązanie jest możliwie bezpieczne i zgodne z naszym otoczeniem legislacyjnym – dodał Piotr Orłowski. – Jednocześnie przejście na model usługowy Office 365 i jego szerokie możliwości stają się motorem zmian w naszym dziale. IT staje się naturalnym elementem codziennego funkcjonowania każdego pracownika w firmie, tak samo jak prąd czy woda. Dla naszego zespołu oznacza to, że przestajemy być jedynie centrum wsparcia, a stajemy się inicjatorami i zarządcami kluczowego biznesowo obszaru działania ogromnego przedsiębiorstwa.
Wdrożenie Office 365 w AmRest zostało przeprowadzone przez konsultantów Microsoft Services.
– Wdrożenie Office 365 w AmRest to kolejny projekt na tak dużą skalę przeprowadzony w Polsce. Jego szerokie biznesowe oddziaływanie na praktycznie każdy dział w firmie jest najlepszym dowodem na to, jak bardzo zmieniła się rola IT w firmach i daje pełen obraz korzyści wynikających z modernizacji wprowadzających nowe rozwiązania i model usługowy – powiedział Paweł Jakubik, Dyrektor działu Microsoft Services w polskim oddziale Microsoft.