Kierujący działami handlowymi managerowie nie wyobrażają sobie dziś procesów sprzedażowych bez użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Na których etapach sprzedaży warto skorzystać z e-podpisu? Decyzja o wdrożeniu podpisu elektronicznego otwiera drogę do zmiany procesów w organizacji. Około 600 tys. wydanych certyfikatów podpisu kwalifikowanego w Polsce wskazuje na rosnącą skalę zjawiska. Z podpisu korzystają nie tylko zarządy czy właściciele firm, ale także księgowi, działy HR, a zwłaszcza
menedżerowie odpowiedzialni za sprzedaż.
Etapy sprzedaży, w których przyda się e-podpis
Podpis elektroniczny i wdrożenie podejścia paperless oznacza pełną kontrolę nad powstawaniem, redakcją i nanoszeniem zmian w dokumentach na wszystkich szczeblach decyzyjnych organizacji od zarządu, przez dział prawny, po księgowy.
1.Dokumenty przetargowe i oferty
Z e-podpisu można skorzystać już na etapie ofertowania. Dział sprzedaży przygotowujący ofertę lub udział w przetargu może przesłać gotowe dokumenty do podpisu osobom w każdej chwili, niezależnie, gdzie aktualnie przebywają. Zyskuje w ten sposób czas i podnosi komfort pracy. Co więcej, w przypadku przetargów podpisanie dokumentów kwalifikowanym e-podpisem często jest jednym z wymogów.
2. Umowy o zachowaniu poufności (NDA)
Rozwiązanie umożliwia sprawne przejście od słów do czynów. Krokiem poprzedzającym współpracę jest zwykle podpisanie umowy o zachowaniu poufności (NDA), która może być wzajemna lub dotyczyć tylko jednej strony. Można tego dokonać, używając e-podpisu. Błyskawiczne zatwierdzenie NDA otwiera drogę np. do przygotowania oferty.
3. Umowy kupna i sprzedaży
Wreszcie, gdy zapadnie pozytywna decyzja o współpracy, dzięki e-podpisowi domknięcie sprzedaży i podpisanie umowy pozostaje kwestią minut, co dział sprzedaży przybliża do sukcesu i szybkiej konwersji. Dzięki możliwości skorzystania z e-podpisu kwalifikowanego, dokumentu nie trzeba wysyłać pocztą i czekać na jego odesłanie. Umowa może trafić do kontrahenta drogą elektroniczną natychmiast. Zmniejsza się również prawdopodobieństwo, że w międzyczasie klient zmieni zdanie.
4. Aneksy do umów
Gdy pojawia się konieczność aneksowania np. wszystkich obowiązujących umów lub części z nich, wówczas również można skorzystać z e-podpisu. Całą operację podpisu wielu dokumentów naraz da się przeprowadzić podczas jednej sesji online – taką możliwość daje platforma SIGNIUS Professional umożliwiająca podpisanie wielu dokumentów za pomocą kilku kliknięć myszką.
5. Wysyłka e-faktur
E-podpis kwalifikowany umożliwi sprawne podpisanie i wysyłkę e-faktur, niezależnie, czy działanie dotyczy kilku czy kilkudziesięciu faktur jednocześnie. Wiąże się to nie tylko z oszczędnością czasu, ale też redukcją kosztów dotyczących druku i wysyłki.
W każdej z tych czynności sprawdzi się kwalifikowany podpis elektroniczny – np. dostępny całkowicie zdalnie na platformie SIGNIUS Professional. Jest on wydawany przez jednego z certyfikowanych dostawców usług zaufania – EuroCert i posiada taką samą moc prawną, jak podpis odręczny.
– Obecna sytuacja przypomina pierwszą dekadę XX wieku, gdy mimo powszechności poczty e-mail, firmy wysyłały faksy. Dla idących z duchem czasu kontrahentów, było to niewygodne i irytujące. Dziś podpis elektroniczny to nie tylko biznesowe abecadło, ale też wyraz szacunku dla partnerów biznesowych, szczególnie dla czasu jaki muszą poświęcić na biurokrację – mówi Łukasz Konikiewicz, CEO firmy EuroCert, jednego z pięciu kwalifikowanych dostawców usług zaufania w Polsce.
– Każda firma korzystająca z e-podpisu pomaga budować cyfrowy obieg dokumentów, który wszystkim usprawnia pracę. Przejście do pracy w modelu paperless to dowód na cyfrową dojrzałość organizacji, uporządkowanie i uproszczenie wewnętrznych procesów w duchu transparentności i bezpieczeństwa – dodaje Jack Piekarski, VP Sales i Współzałożyciel SIGNIUS, firmy rozwijającej platformę do zdalnego podpisywania dokumentów.
Co, jeśli kontrahent nie ma e-podpisu?
Co w przypadku, gdy partner nie posiada własnego podpisu elektronicznego? Problem rozwiązuje platforma SIGNIUS Professional. Umożliwia zdalne złożenie podpisu kwalifikowanego przez wskazane przez nas osoby, wydając im kwalifikowany podpis elektroniczny na podstawie zdalnej wideoweryfikacji tożsamości.
– Kluczowe jest w tej sytuacji potwierdzenie tożsamości osoby, która ma złożyć podpis. – W tym celu przeszkolony specjalista przeprowadza bezpieczny proces weryfikacji podczas jednego, krótkiego połączenia wideo. Po zakończonej sukcesem czynności, wydawany jest certyfikat kwalifikowany. Nasz kontrahent może od razu złożyć kwalifikowany podpis elektroniczny na wskazanych przez nas dokumentach, z dowolnego miejsca na świecie – wyjaśnia Jacek Piekarski z SIGNIUS.
Zgodnie z unijnym rozporządzeniem eIDAS, tak podpisana umowa jest prawomocna w krajach Unii Europejskiej.
– Korzyści płynące z e-podpisu wykraczają poza zwykłą oszczędność czasu i redukcję kosztów administracyjnych związaną ze skanowaniem i drukowaniem dokumentów. – Rezygnacja z obiegu dokumentów papierowych to nie tylko oszczędność kosztu materiałów biurowych czy pracy kurierów. Jest też elementem przejścia do funkcjonowania w modelu papereless, który jest bardziej wydajny, przyjazny środowisku i buduje pozytywny wizerunek prowadzonego w ten sposób biznesu. Cyfrowy obieg dokumentów niesamowicie przyspiesza procesy, co bezpośrednio i wymiernie przekłada się na przyspieszenie rozwoju biznesu. Ma również wymierny wpływ w trosce o środowisko, co niejednokrotnie jest ważnym elementem kampanii CSR. Wreszcie, oparcie biznesowej codzienności na efektywnych cyfrowych procesach daje nowe możliwości w kontakcie z klientami i pracownikami – zauważa Łukasz Konikiewicz z EuroCert.