Usługa Podpisz dokument jest dostępna dla użytkowników aplikacji mObywatel od 25 lutego 2025 roku. Jak w przypadku każdej nowości, z podpisywaniem dokumentów e-dowodem wiąże się wiele terminów, które warto raz jeszcze przybliżyć. Tym razem w trochę innej formule – poniżej słowniczek najważniejszych pojęć związanych z usługą Podpisz dokument.
Podpisz dokument w aplikacji mObywatel – szybko i bezpiecznie
C jak certyfikat i CAN
E-dowód może mieć wgrane 4 certyfikaty. Aby podpisywać dokumenty e-dowodem, potrzebny jest certyfikat podpisu osobistego. Należy poprosić o niego w trakcie składania wniosku o e-dowód i aktywować go w urzędzie podczas odbioru dokumentu. Należy wówczas nadać mu 6-cyfrowy PIN (tzw. PIN2). Użytkownik sam ustala ten kod, więc należy go zapamiętać i nie udostępniać go osobom postronnym.
CAN to natomiast 6-cyfrowy numer widoczny w prawym dolnym rogu e-dowodu na stronie ze zdjęciem. Jest to najważniejszy identyfikator e-dowodu, który pozwala na korzystanie z dokumentu w kanałach cyfrowych. Należy go podać podczas logowania się do usług publicznych lub podpisywania dokumentów podpisem z certyfikatu podpisu osobistego w e-dowodzie. Numer ten chroni też e-dowód przed nieuprawnionych odczytem, którego próba może nastąpić w sposób bezprzewodowy.
D jak dokument
Dokument do podpisu w usłudze Podpisz dokument można dodać z pamięci swojego smartfona lub z zewnętrznego źródła, np. z dysku lub chmury. Wymagany jest plik w formacie PDF, który ma maksymalną wielkość 10 MB. Może to być dowolny dokument, np. oświadczenie, wniosek lub pismo ogólne. Najlepiej przygotować plik przed przystąpieniem do podpisywania dokumentu w aplikacji i upewnić się, że ma on odpowiedni rozmiar i format.
Podpisany w aplikacji mObywatel dokument zapisuje się automatycznie na urządzeniach z systemem Android. Jeśli użytkownik korzysta ze smartfona z systemem iOS, po podpisaniu dokumentu może go otworzyć lub zapisać. Warto od razu zapisać podpisany plik w pamięci urządzenia, ponieważ dokumenty nie są przechowywane w aplikacji mObywatel.
E jak e-dowód
Do korzystania z usługi Podpisz dokument potrzebny jest dowód osobisty z warstwą elektroniczną, czyli e-dowód. W Polsce e-dowody wydawane są od 4 marca 2019 roku. Taki dokument zawiera niewidoczny chip z warstwą elektroniczną. To w niej zapisane są dane właściciela, w tym jego dane biometryczne oraz certyfikaty.
K jak komunikacja
Komunikacja pomiędzy e-dowodem a modułem NFC w telefonie jest warunkiem koniecznym, żeby złożyć podpis na dokumencie w usłudze Podpisz dokument. NFC to skrót od angielskiego terminu Near Field Communication, który jest nazwą technologii łączności bezprzewodowej. Znana jest ona użytkownikom smartfonów między innymi z płatności zbliżeniowych.
Zdarza się, że komunikacja pomiędzy e-dowodem a anteną NFC jest zakłócona. Ponieważ antena NFC znajduje się zwykle z tyłu telefonu w jego górnej części, łączność mogą utrudniać akcesoria umieszczone na smartfonie. Dlatego warto przed przystąpieniem do podpisywania dokumentu zdjąć je z telefonu. Jeśli użytkownik nie ma pewności, czy jego smartfon posiada moduł NFC, może to sprawdzić w ustawieniach telefonu lub skorzystać z instrukcji producenta.
P jak podpis osobisty, PIN2 i PUK
W usłudze Podpisz dokument można podpisać dowolny dokument w postaci pliku PDF podpisem osobistym z certyfikatu podpisu osobistego w e-dowodzie. Jest to podpis równoważny z podpisem odręcznym w kontaktach z administracją publiczną. W relacjach z innymi osobami, firmami lub organizacjami obie strony muszą najpierw uzgodnić wzajemne honorowanie tego podpisu, aby był on ważny.
Kod PIN2 to z kolei 6-cyfrowy kod, który umożliwia złożenie podpisu z certyfikatu podpisu osobistego w e-dowodzie. Właściciel dokumentu ustala go samodzielnie w trakcie odbioru e-dowodu w urzędzie. Jeśli PIN2 zostanie wpisany błędnie trzy razy, certyfikat podpisu osobistego w e-dowodzie zostanie zablokowany.
Aby odblokować certyfikat podpisu osobistego, potrzebny jest kod PUK. To kod nadawany automatycznie. Właściciel e-dowodu otrzymuje go w kopercie, kiedy odbiera swój dokument w urzędzie. Jeśli kod PUK zostanie wpisany błędnie trzy razy, zostanie on zablokowany. Odblokowanie kodu PUK nie jest możliwe.
Na koniec warto dodać, że usługa Podpisz dokument wymaga połączenia z Internetem. Przed przystąpieniem do podpisywania dokumentu należy więc upewnić się, że w telefonie włączona jest transmisja danych lub że urządzenie połączone jest z siecią wi-fi. Jeśli wszystkie warunki dla działania usługi zostaną spełnione, podpisywanie dokumentu pójdzie szybko i łatwo.
To już wszystko – słowniczek pojęć związanych z usługą Podpisz dokument warto mieć zawsze pod ręką, podobnie jak smartfon z aplikacją mObywatel.