Cyfrowa transformacja przyspiesza w wielu polskich firmach. I to nie tylko ze względu na pandemię, ale również z powodu oczekiwań klientów. Wielu z nich chce korzystać z rozwiązań, które będą zarówno efektywne, jak i niewpływające niekorzystnie na środowisko.
Aż 70 proc. Polaków zgadza się ze stwierdzeniem, że postęp technologiczny sprawia, że nasze życie staje się łatwiejsze.
Z kolei 82 proc. Polaków wskazuje, że to przede wszystkim szefowie firm i koncernów powinni podjąć działania naprawcze, mające na celu poprawę sytuacji klimatycznej – wynika z raportów Blue Media, opublikowanych w tym roku.
Dlatego też wiele firm, zgodnie z oczekiwaniami swoich klientów, wdraża kompleksowe strategie, mające na celu obniżenie negatywnego wpływu ich biznesu na środowisko. Jednym z założeń wielu z nich jest ograniczenie tworzenia papierowej dokumentacji.
Mniej papieru i rosnąca świadomość
Wiele przedsiębiorstw, ograniczając konieczność drukowania dokumentów, stawia na obieg cyfrowy. Nie tylko redukuje to zużycie papieru, ale przekłada się również na eliminację strat ekologicznych związanych z procesem transportu przez pocztę czy firmy kurierskie. Faktury czy umowy mogą być wysyłane w formie elektronicznej automatycznie z poziomu systemu do klienta, bez konieczności drukowania, pakowania do kopert i transportu.
– To nie tylko oszczędność czasu, ale także kosztów. Ponadto, klienci nie muszą martwić się, czy akurat będą w domu, gdy przesyłka ma do nich trafić. Jeśli chodzi natomiast o dokumenty, które wymagają podpisu, coraz więcej firm decyduje się na wykorzystanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Ma on taką samą moc prawną jak podpis odręczny. Dzięki temu również do podpisania umowy wystarczy kilka kliknięć zamiast wymiany korespondencji listownej między stronami – mówi Łukasz Konikiewicz, CEO EuroCert, jednej z pięciu firm w Polsce posiadających status kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. – Korzystanie z takiej formy podpisu jest także bezpieczne, ponieważ po podpisaniu niemożliwe jest wprowadzenie zmian na dokumencie – dodaje ekspert.
Rosnącą popularność i świadomość dotyczącą rozwiązań paperless potwierdzają wyniki raportu Fundacji Digital Poland. 65 proc. Polaków potrafi powiedzieć, czym jest elektroniczny obieg dokumentów, a 77 proc. wie czym jest e-podpis.
Trend paperless pozwala nie tylko szybciej realizować cele biznesowe. Jest również pozytywnie przyjmowany przez odbiorców usług. Bez rozwiązań, które ograniczają zużycie papieru trudno mówić o nowoczesnym biznesie.
Zainteresowanie Polek i Polaków podpisywaniem dokumentów na odległość rośnie. W 2021 roku z elektronicznego podpisywania dokumentów skorzystało 26 proc. Polaków. To dwa punkty procentowe więcej niż rok wcześniej – wynika z raportu Blue Media “Finanse Polaków w czasach pandemii”.
Mniej podróży służbowych dzięki zdalnym usługom
Cyfrowa transformacja przedsiębiorstwa nie ogranicza się jednak wyłącznie do ograniczenia zużycia papieru. Już dzisiaj dzięki zdalnym usługom można ograniczać liczbę podróży służbowych, a cena przejścia na spotkania wirtualne jest znikoma w porównaniu z kosztami wyjazdu służbowego. Według Instytutu Gospodarki Niemieckiej, dzięki ich ograniczeniu, firmy za naszą zachodnią granicą zaoszczędziły w 2020 ok. 11 mld euro. Co więcej, wiele firm zapowiada, że nie wróci do takiej samej częstotliwości podróży służbowych jak przed pandemią.
Zdalna weryfikacja tożsamości i elektroniczne podpisywanie dokumentów
Problemem przestała być już kwestia związana z potwierdzeniem tożsamości przez klienta lub partnera biznesowego. Część firm umożliwia potwierdzenie tożsamości na odległość, np. poprzez wideoweryfikację tożsamości lub bankowość elektroniczną. Co więcej, dokumenty podpisem kwalifikowanym można już także podpisywać w pełni zdalnie i natychmiast dzięki platformie SIGNIUS Professional, która wydaje podpis kwalifikowany 100 proc. zdalnie na podstawie wideoweryfikacji użytkownika.
– Na platformie SIGNIUS Professional potwierdzenie tożsamości odbywa się na podstawie wideoweryfikacji przeprowadzonej przez certyfikowanego specjalistę lub poprzez dane bankowości elektronicznej – w zależności od wybranego rodzaju podpisu. – komentuje Jack Piekarski, założyciel i VP Sales SIGNIUS, twórca platformy umożliwiającej zdalne podpisywanie dokumentów.
Wykorzystanie elektronicznego obiegu dokumentów, podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w przedsiębiorstwie może być przyczynkiem do kolejnych zmian w polskich firmach.
Potrzebę zmian dostrzegają nie tylko firmy, ale także władze państwowe. Według ich założeń – do 2025 roku systemy do elektronicznego zarządzania dokumentacją powinny działać w każdym urzędzie publicznym.