Na rynku usług księgowych panuje duża konkurencja, co skłania firmy do ciągłego poszukiwania nowych obszarów, które pozwolą im wyróżnić się i zapewnić klientom wartość dodaną. Firma Abak S.A. zdecydowała się usprawnić pracę swoich specjalistów i w efekcie podnieść jakość obsługi klientów poprzez wykorzystanie technologii Microsoft Azure. Chmura obliczeniowa zapewniła firmie oszczędności związane z pozyskaniem infrastruktury IT, sięgające 100 tys. złotych rocznie.
Efektem wprowadzenia chmury było również znaczące przyspieszenie kluczowych procesów w firmie. Generowanie raportu księgowego skróciło się aż pięciokrotnie do 3-4 minut. Model cloud umożliwia klientom swobodny dostęp do systemu księgowego, gdzie mogą w prosty sposób samemu tworzyć raporty, czy przeglądać dane. Dodatkowo, elastyczny dostęp do mocy obliczeniowej w chmurze zwiększył efektywność pracy w newralgicznym dla firmy księgowej okresie 20-25 dnia każdego miesiąca, kiedy następuje wyliczanie podatków.
Porządek w procesach
Historia sukcesu firmy Abak to z jednej strony stale podnoszony poziom obsługi klienta i świadczonych mu usług finansowych, z drugiej akwizycja mniejszych, niezależnych firm księgowych, na bazie których powstawały kolejne oddziały. Obecnie Gruba Abak to osiem placówek na terenie całego kraju, które obsługują ponad 700 przedsiębiorstw i instytucji. Wraz z rozwojem, firma musiała zmierzyć się z wyzwaniami związanymi ze skuteczną komunikacją wewnętrzną, zarządzaniem dokumentacją klientów oraz optymalizacją kosztów. Każdy oddział posiadał własne wsparcie IT, odrębną politykę bezpieczeństwa oraz osobną infrastrukturę. Niezbędne było wprowadzenie ujednoliconego rozwiązania, które umożliwiłoby sprawny kontakt pomiędzy placówkami firmy. Potrzeba utrzymania zgodności i wysokich standardów bezpieczeństwa w ramach całego przedsiębiorstwa wpłynęła na decyzję o wdrożeniu w Grupie Abak chmury Microsoft Azure.
– Doszliśmy do wniosku, że w naszej firmie konieczna jest centralizacja na wielu płaszczyznach, również w obszarze IT. Zdecydowaliśmy się na wdrożenie Microsoft Azure, aby zapewnić sprawny przekaz informacji pomiędzy placówkami i stały, bezpieczny dostęp do danych. Dokonaliśmy szczegółowej analizy kosztów tego rozwiązania i okazało się, że są one znacznie niższe niż wydatki jakie musielibyśmy ponieść na własną infrastrukturę – mówi Wojciech Kaliciak, Wiceprzewodniczący Rady Nadzorczej w firmie Abak S.A.
Bezpieczeństwo wpisane w DNA
Oprócz informacji wykorzystywanych na własne potrzeby, firma administruje także danymi swoich klientów. Abak odpowiada za dane księgowe, takie jak zestawienia faktur i same faktury, bilanse, rachunki wyników czy informacje sprzedażowe.
– Gdy klient wysyła do nas faktury, wprowadzamy je do systemu, tworzymy kompleksową bazę, bilans, rachunek wyników, itp. Dlatego kwestia bezpieczeństwa jest dla nas szczególnie ważna i stanowi kluczowy element DNA naszej firmy. Dotychczas, w sytuacji, gdy w trakcie pracy wyłączył się prąd, trzeba było na nowo weryfikować całą bazę i sprawdzać czy wszystko się zapisało. Teraz, dzięki automatycznemu zapisowi w chmurze wystarczy, że księgowy włączy ponownie komputer i wraca do tego samego miejsca, w którym skończył swoją pracę. Mamy pewność wysokiego poziomu bezpieczeństwa i to jest dla nas wskaźnik wydajności chmury – dodaje Wojciech Kaliciak.
Więcej mocy po „kliknięciu” myszką
Wdrożenie Microsoft Azure było nie tylko decyzją strategiczną związaną z rozwojem firmy, ale również sposobem na usprawnienie codziennej pracy. Zmiana jest doskonale widoczna na przykładzie generowania raportu księgowego. Dotychczas wykorzystując stare serwery, księgowa otrzymywała dokument pdf (często o rozmiarze 100 MB i większym) w czasie ok. 15 minut. Dzisiaj generowanie tego samego raportu wykorzystując chmurę Azure trwa od 3 do 4 minut, co daje 10-11 minut oszczędności na jednym raporcie.
– Jeżeli weźmiemy jeszcze pod uwagę tzw. gorący okres, czyli dni między 20 a 25 każdego miesiąca, kiedy to wyliczane są kwoty podatków, to każdy pracownik oszczędza dużo czasu, a jego wydajność znacząco wzrasta. Innym istotnym elementem wdrożenia usług w modelu cloud jest pełna skalowalność rozwiązania. Oznacza to, że jeżeli firma potrzebuje zwiększenia mocy obliczeniowych, nie ma konieczności kupowania dodatkowych serwerów, a niezbędne „posiłki” uzyskuje się jednym kliknięciem myszki – przekonuje Wojciech Kaliciak.
Inwestycje we własny sprzęt, wykorzystywany jedynie w okresach zwiększonej aktywności nie znajdują uzasadnienia, gdyż stoi on bezużytecznie przez większość czasu, a szczególnie w nocy. Co więcej, dzięki chmurze Abak nie musi martwić się o wydajność swoich komputerów. Mogą to być najtańsze jednostki, ponieważ to chmura „oblicza”, a komputer tylko wyświetla dane. Nawet gdy wybrany komputer popsuje się, po prostu zastępuje się go nowym, który niemal zaraz po podłączeniu swobodnie funkcjonuje w tym samym środowisku, w którym pracował jego poprzednik.
Chmura dla struktury rozproszonej
Pierwsze oszczędności po wdrożeniu usługi Microsoft Azure pojawiły się w firmie Abak już w ciągu pierwszego roku – były to kwoty na poziomie 100 tysięcy złotych w zakresie użytkowania infrastruktury IT. Uzyskanie podobnej mocy obliczeniowych, którą oferuje chmura wymagałoby od firmy instalacji wydajnego serwera, przekazującego dane do poszczególnych oddziałów. Dodatkowy koszt stanowi jego utrzymanie i administracja, zapewnienie odpowiedniego łącza internetowego i wielu innych elementów.
Abak wdrożył rozwiązanie Azure we wszystkich swoich oddziałach. W firmie powstał także jeden wspólny serwer plików, a wszystkie dokumenty przechowywane są w chmurze, która także odpowiada za ich kopię zapasową. Co więcej, dzięki wprowadzeniu modelu cloud, także klienci firmy mają swobodny dostęp do systemu księgowego, gdzie mogą w prosty sposób generować raporty, czy przeglądać dane.
– Uważam, że każda organizacja, która potrzebuje bardziej zaawansowanych rozwiązań IT powinna pomyśleć o wdrożeniu Microsoft Azure – mówi Wojciech Kaliciak. – Usługę Microsoft mogę z czystym sumieniem polecić wszystkim firmom, szczególnie tym, które posiadają kilka blisko współpracujących ze sobą oddziałów – dodaje.