System Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją RP (EZD RP) to bezpłatne narzędzie wspierające administrację publiczną w codziennej pracy z dokumentami – bez konieczności ich drukowania, inwestowania w infrastrukturę IT czy zatrudniania dodatkowych administratorów. System w modelu chmurowym (SaaS) ułatwia pracę urzędnikom, upraszcza i automatyzuje procesy, zwiększa przejrzystość działań instytucji, poprawia wymianę danych między urzędami i skraca czas obsługi spraw obywatelskich. EZD RP zapewnia bezpieczeństwo, skalowalność i pełne wsparcie wdrożeniowe, jednocześnie oferując najbardziej efektywne kosztowo rozwiązanie dla państwa.
EZD RP Zalety
– EZD RP realnie upraszcza załatwianie naszych codziennych spraw. Udostępniamy administracji publicznej nowoczesne, bezpieczne i dostępne rozwiązanie, które wspiera sprawność działania i przyspiesza procedury. W ciągu najbliższych 12 miesięcy 2000 instytucji publicznych dołączy do programu bez żadnych opłat za korzystanie z tego rozwiązania i bez konieczności inwestycji w infrastrukturę. Wychodzimy z ery papieru do szybszej i sprawniejszej pracy urzędów – mówi wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski.
Narzędzie cyfrowej transformacji administracji
EZD RP to system rozwijany przez Ministerstwo Cyfryzacji we współpracy z Naukowo Akademicką Siecią Komputerową oraz Centralnym Ośrodkiem Informatyki. Jego zadaniem jest wsparcie urzędów w prowadzeniu spraw w formie elektronicznej, bez potrzeby przenoszenia dokumentów między jednostkami czy drukowania korespondencji. Nowa usługa w modelu SaaS (Software as a Service), budowana przez COI w oparciu o Rządową Chmurę Obliczeniową, umożliwia korzystanie z EZD RP nawet 300 tysiącom użytkowników w administracji publicznej – bez konieczności ponoszenia kosztów zakupu sprzętu, oprogramowania ani budowy lokalnej infrastruktury IT.
Brak barier technologicznych
Model SaaS eliminuje istotne ograniczenia, z którymi mierzą się szczególnie mniejsze urzędy. Instytucje nie muszą inwestować w sprzęt ani zatrudniać dodatkowych administratorów – otrzymują gotową usługę dostępną przez internet. Dzięki temu znika bariera technologiczna, która dotychczas utrudniała wielu podmiotom samodzielne wdrożenie EZD RP w lokalnym środowisku (on-premise).
Uproszczenie i automatyzacja procesów
Nowy system upraszcza i porządkuje obieg dokumentów w instytucjach publicznych. Dzięki wbudowanym funkcjom elektronicznego zarządzania sprawami urzędnik zyskuje narzędzia, które wspierają jego codzienną pracę – od automatyzacji rejestrów po szybki dostęp do dokumentów z różnych działów. To oznacza mniej formalności, sprawniejszą realizację zadań i oszczędność czasu – zarówno dla urzędników, jak i obywateli.
Skuteczniejsza współpraca urzędów
EZD RP powstał z myślą o wspólnej architekturze, która integruje różne systemy informatyczne działające w administracji. Dzięki temu rozwiązaniu możliwa jest szybsza i prostsza wymiana danych pomiędzy jednostkami, skuteczniejsza koordynacja działań oraz lepsze zarządzanie zadaniami na poziomie lokalnym i centralnym. System sprzyja standaryzacji procesów i redukcji rozproszenia informacyjnego w instytucjach publicznych.
Dzięki wbudowanym narzędziom analitycznym EZD RP wspiera także podejmowanie trafnych decyzji – zarówno na poziomie lokalnym, jak i centralnym – w oparciu o aktualne dane i rzeczywiste potrzeby jednostek.
Bezpieczeństwo, elastyczność, skalowalność
Usługa SaaS EZD RP oparta jest na Rządowej Chmurze Obliczeniowej. To gwarantuje pełne bezpieczeństwo przetwarzanych danych, a jednocześnie umożliwia elastyczne dopasowanie systemu do potrzeb różnych jednostek administracyjnych – niezależnie od ich wielkości czy struktury. Skalowalność systemu pozwala na obsługę rosnącej liczby użytkowników bez utraty jakości działania.
Wsparcie wdrożeniowe i szkoleniowe
Projekt zapewnia kompleksowe wsparcie dla urzędów wdrażających EZD RP – zarówno na poziomie technicznym, jak i merytorycznym. Instytucje mogą liczyć na pomoc NASK-PIB w zakresie asysty technicznej, doradztwa, szkoleń oraz działań informacyjnych. To szczególnie istotne dla jednostek, które nie dysponują własnym zapleczem specjalistów IT.
Korzyści dla obywateli
Z perspektywy obywatela wdrożenie EZD RP oznacza przede wszystkim szybszy dostęp do informacji, sprawniejszą obsługę spraw urzędowych oraz większą przejrzystość działań administracji. System zwiększa dostępność usług publicznych i usprawnia komunikację między obywatelami a instytucjami państwa.
Rozwiązanie efektywne kosztowo
EZD RP w modelu SaaS to najbardziej efektywne kosztowo narzędzie cyfrowe dla administracji publicznej. Zamiast rozproszonego finansowania lokalnych rozwiązań IT, państwo oferuje wspólny system, utrzymywany centralnie i rozwijany zgodnie z aktualnymi potrzebami użytkowników.
Finansowanie
System EZD RP rozwijany jest w ramach projektu Ministerstwa Cyfryzacji pn. „Wsparcie dla powszechnego stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją poprzez rozwój i udostępnienie nieodpłatnego systemu klasy EZD, udostępnienie chmury SaaS2 EZD RP oraz wdrożenia systemu EZD w administracji publicznej RP”. Środki w wysokości 194 181 000 zł pochodzą z Krajowego Planu Odbudowy.