Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, której nadrzędnym celem jest wspieranie polskich rolników, w obliczu wyzwań związanych z pandemią przeniosła działalność operacyjną ponad 11 tysięcy pracowników do cyfrowej przestrzeni Microsoft Teams. Zarządzanie kryzysem w tak potężnej gałęzi gospodarki, jaką jest rolnictwo, wymagało dobrego przygotowania i dojrzałości organizacji do zmiany. Łącząc kompetencje i odpowiedzialność za obsługę kluczowych obszarów sektora
rolniczego, ARiMR podjęła decyzję o przejściu całej organizacji w tryb pracy zdalnej.
Dzięki odpowiedniemu planowaniu całego procesu już w pierwszym tygodniu od wdrożenia narzędzi do prowadzenia spotkań wirtualnych korzystało z nich 7 tysięcy pracowników ARiMR. Po dwóch miesiącach było to już 10 tysięcy zatrudnionych podzielonych na około 200 zespołów. W ten sposób całość organizacji zaczęła korzystać z Microsoft Teams.
Proces przejścia w tryb pracy zdalnej od momentu podjęcia decyzji Sztabu Kryzysowego trwał niespełna tydzień. Jest to niewątpliwą zasługą zespołów IT ARiMR, które błyskawiczne zrealizowały niezbędne modyfikacje infrastruktury oraz systemy IT, uwzględniając również aspekty związane z bezpieczeństwem teleinformatycznym.
– Istotnym elementem naszej współpracy jest bezpieczna komunikacja w ramach tzw. sztabów kryzysowych. Ostatnie miesiące pokazały wyraźnie, że możliwość bieżącego kontaktu i szybkiej reakcji to sprawa kluczowa dla wsparcia wszystkich naszych interesariuszy i partnerów. Warunki i sytuacje, z którymi musimy się mierzyć, nierzadko zmieniają się kilka razy w ciągu jednego dnia – mówi Mariusz Głębocki, Dyrektor Departamentu Informatyki w ARiMR. – Efektywność działań, szybkość i bezpieczeństwo są więc w tym wypadku kluczowe – dodaje.
Płynne przejście w tryb pracy zdalnej
Praca zdalna w organizacji o tak złożonej strukturze to nie tylko komunikacja i wymiana korespondencji. To szereg procedur, procesów, działań i tworzonych na bieżąco zespołów, które pozwalają na skuteczne wsparcie konkretnych działań na rzecz całego sektora rolnictwa.
Cała migracja do środowiska Microsoft w ARiMR została poprzedzona rzetelną konfiguracją rozwiązania przeprowadzoną jeszcze pod koniec 2019 roku. Umożliwiło to płynne przejście w tryb pracy zdalnej w momencie zamrożenia kraju – przy jednoczesnym zachowaniu odpowiedniej struktury działów lub zespołów projektowych, utrzymaniu procesów obiegu dokumentów, bieżącej komunikacji czy spotkań. Obecnie system pracy zdalnej ARiMR w ramach Microsoft Teams opiera się na czterech kluczowych elementach, w ramach których pracownicy Agencji organizują spotkania zdalne, współtworzą kanały projektowe, mogą swobodnie współpracować na bezpiecznie przechowywanych w chmurze dokumentach czy integrować się w ramach zespołów.
Szkolenia na odległość to nie problem
Cyfrowa kultura pracy to nie tylko realizacja zadań w oparciu o usługi chmurowe, ale także ciągłe rozwijanie kompetencji. Zdalne szkolenia podnoszące świadomość użytkowników i budujące umiejętności w ramach organizacji to kolejny obszar, w ramach którego ARiMR wykorzystuje Microsoft Teams.
Jeśli chodzi o działania edukacyjne, udało się przeprowadzić ok. 280 tysięcy szkoleń dla różnych grup użytkowników końcowych, administratorów, pracowników działu wsparcia, czy też doradców, urzędów i innych instytucji współpracujących.
Cyfrowe bezpieczeństwo fundamentem sprawnego działania w trybie zdalnym
Kwestie takie jak odpowiednie zarządzanie tożsamością użytkowników, monitorowanie całego środowiska IT (w tym zarządzanie flotą urządzeń, także własnych, na których pracownicy często realizują obowiązki zawodowe) są ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Zwłaszcza biorąc pod uwagę fakt, że cyberprzestępcy coraz chętniej i śmielej wykorzystują kolejne formy ataków na organizacje, nierzadko szukając furtki właśnie w urządzeniach końcowych.
Pierwszym krokiem na drodze do wzmocnienia kwestii cyberbezpieczeństwa w ARiMR była ogłoszona w styczniu 2017 roku współpraca z Microsoft. Na jej mocy firmy wspólnie realizują projekty cyfrowej transformacji ze szczególnym naciskiem na wykorzystanie urządzeń mobilnych oraz rozszerzają kompetencje na tym polu. Celem porozumienia było także powołanie i utworzenie Centrum Kompetencyjnego – ośrodka transferu wiedzy i technologii. W jego ramach pracownicy ARiMR mają dostęp do oprogramowania, szkoleń, konsultacji i programów pilotażowych związanych z bezpieczeństwem cyfrowym.
ARiMR wykorzystuje wachlarz narzędzi służących ochronie danych. Jednym z nich jest Office 365 Unified Labeling, który umożliwia nakładanie na pliki etykiet, także tych szyfrujących. Współpraca Microsoft i ARiMR w obszarze budowania bezpieczeństwa cyfrowego dotyczy również takich aspektów ochrony, jak monitorowanie środowiska IT, obsługa pracy zdalnej (w tym grupowej), elektroniczny obieg dokumentów, bezpieczne stosowanie technologii mobilnych czy transfer wiedzy w ramach tworzonej bazy danych wspieranej przez analizę dużych zbiorów informacji. Wspólne działania dotyczą również administrowania architekturą korporacyjną oraz zastosowania technologii Microsoft w obszarze centrów danych.
– Cyfryzacja naszego kraju to nie tylko wdrożenie chmury przez biznes i sektor prywatny. To przede wszystkim rozwój odpowiednich kompetencji i wdrażanie technologii w organizacjach sektora publicznego, które współtworzą oś polskiej gospodarki. Aby wizja Polskiej Doliny Cyfrowej mogła jak najszybciej stać się rzeczywistością, wspieramy każdą organizację i wzmacniamy adaptację technologii, jej bezpieczeństwo i wiedzę dotyczącą prawidłowego wykorzystania – podkreśla Bartosz Stebnicki, Dyrektor Sektora Publicznego Microsoft Polska.